إرسال رسائل مخصصة في Outlook مع دمج المراسلات

يعد دمج المراسلات مثل أحد الأصدقاء القدامى الذين لم تتصل بهم منذ سنوات. يتم التقليل من قيمته وتجاهله دائمًا ، حتى اليوم الذي تحتاج إليه بشدة.

قم بتنزيل Microsoft Outlook لنظام التشغيل iOS

قم بتنزيل Microsoft Outlook لنظام Android

أنت فقط لا تدرك إمكانياتها حتى يتم تكليفك بإدارة بضع مئات من الدعوات. ربما ، هي دعوات زفاف أو ربما مجموعة من تسميات العناوين وشارات الأسماء. لا تقلق ، يمكنك إرسال كمية كبيرة من البريد المخصص باستخدام Microsoft Outlook 2016 في بضع دقائق وبضع نقرات. ستوجهك المقالة التالية للقيام بذلك.

متى يجب استخدام دمج المراسلات؟

يتم استخدام دمج المراسلات عندما تريد إنشاء مستندات متعددة متشابهة بشكل أساسي ولكن كل مستند يحتوي على تفاصيله الخاصة. رسائل البريد الإلكتروني لها نفس الشكل والمحتوى وكذلك الرسومات إن وجدت. على سبيل المثال ، تحتوي الدعوات على نفس المحتوى باستثناء الأسماء والعناوين ...

على عكس إرسال البريد إلى مجموعة من الأشخاص ، فإن دمج البريد يجعل كل مستلم هو المستلم الفريد.

تستخدم ميزة دمج المراسلات جزأين:

• المستند الرئيسي (هنا: Microsoft Word) حيث تكتب محتوى البريد الإلكتروني.
• يتغير مصدر البيانات (هنا: جهات اتصال Microsoft Outlook) عادة هو عنوان واسم المستلم.

يتم "دمج" هذين الجزأين. باستخدام Outlook كجزء من مجموعة Microsoft Office ، يمكنك استخدام هذه الميزة لإرسال البريد إلى عدة أشخاص ، كل بريد مخصص لجهة اتصال منفصلة.

يسمح لك Microsoft Office باستخدام مصادر بيانات مختلفة للحصول على تفاصيل العنوان ، على سبيل المثال ، يمكنك استخدام جداول بيانات Excel أو حتى قاعدة بيانات Access. هنا ، ستستخدم جهات اتصال Outlook لإرسال بريد إلكتروني.

تحضير جهات اتصال لدمج المراسلات

يمكنك تنفيذ الخطوات التالية بعد تشغيل Outlook:

1. افتح الأشخاص لعرض قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.

حدد جهات الاتصال ( Ctrl + Click ) التي تريد تضمينها في قائمة البريد الإلكتروني المخصصة الخاصة بك. لإدارة قائمة كبيرة بسهولة ، استخدم خيار الفرز المتاح (انقر فوق السهم لأسفل بجوار الكل ). يمكنك الفرز حسب الفئة ( الترتيب حسب الفئات ) في القائمة المنسدلة نفسها.

ملاحظة: لا يعمل دمج المراسلات مع قوائم التوزيع.

2. من الشريط ، اختر دمج البريد> Hone> Actions Group .

3. في شاشة جهات اتصال دمج المراسلات ، حدد جهات الاتصال المحددة فقط إذا تم إرسال بريد إلكتروني مخصص لجهة الاتصال المحددة. ضمن خيار الدمج ، اختر المعلمات التالية:

• نوع المستند : رسائل النموذج.
• دمج إلى : البريد الإلكتروني
• سطر موضوع الرسالة : لم يتغير سطر الموضوع لجميع رسائل البريد الإلكتروني. لذلك ، حدد هذا سيحظى باهتمامك .

4. انقر فوق " موافق" ، ثم يتم تشغيل Microsoft Word لإنشاء رسالتك الشخصية.

إنشاء رسائل مخصصة في Microsoft Word

في علامة التبويب المراسلات على الشريط ، حدد سطر الترحيب لبدء الرسالة بخطوط الترحيب.

كما ترى هنا ، تم ملء مربع الحوار بالفعل أولاً. هذا مجرد عنصر نائب للاسم من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. أدناه مباشرة ، يمكنك التحقق من معاينة الأسماء من قائمتك. يمكنك تخصيص العناصر بالخيارات الواردة هنا.

لاحظ أن حقل الدمج يأتي من رؤوس الأعمدة في القائمة البريدية. لذا ، إذا كان هناك عدم تطابق ، استخدم Match Matchs (حقول الحقول) للتأكد من أن الدمج يبقى دقيقًا. إذا كان الحقل الذي تريد الإشارة إليه غير مطابق ، فانقر على القائمة المنسدلة لهذا الحقل وحدد اسم العمود الذي يطابق ذلك العمود في قائمتك.

عند النقر فوق " موافق" ، يتم عرض حقل عنصر نائب لخط الترحيب في مستند Word. يمكنك إدخال معلومات إضافية للمستند مع حقول إضافية.

انقر فوق إدراج حقل دمج . يجب عرض هذه البيانات في مصدر البيانات الأصلي الخاص بك وهو في هذه الحالة هو معلومات الاتصال في Outlook.

لتنسيق خط الترحيب بالطريقة التي تريدها ، قم بتمييز الحقل بالكامل ، بما في ذلك العلامات اللاحقة. انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية واستخدم إعدادات الخط . أيضًا ، قم بتعيين تباعد الأسطر للتأكد من أن تباعد الأسطر يتطابق مع المسافة الموجودة في باقي المستند.

أدخل نص الرسالة

فتح الرسالة هو العنصر النائب GreetingLine و / أو أي حقول قمت بإدراجها بمساعدة إضافات حالة إضافية. الآن تبدأ في كتابة رسالتك.

عند اكتمال نص الرسالة ، انقر فوق إنهاء ودمج> إرسال رسائل بريد إلكتروني. انقر فوق موافق في مربع الحوار دمج بالبريد الإلكتروني.

يقوم Word بعد ذلك بإرسال رسائل فردية إلى كل عنوان بريد إلكتروني مطابق. لا يمكنك CC أو BCC مستلمين آخرين ولا يمكنك إضافة مرفقات إلى رسائل البريد الإلكتروني.

يمكنك حفظ المستند الذي استخدمته لدمج البريد ، لأنه يحفظ أيضًا الارتباط بمصدر البيانات ، أي جهات الاتصال. عند فتح مستند دمج المراسلات ، حدد نعم عندما يطالبك Word بالبقاء على اتصال.

بمجرد أن تعتاد على ذلك ، تستغرق العملية بأكملها بضع دقائق فقط من البداية إلى النهاية. أيضًا ، بدلاً من قضاء الوقت في إنشاء رسائل بريد إلكتروني لكل شخص ، يمكنك الآن أن تفعل الشيء نفسه مع مجموعة ، بغض النظر عن عدد الأشخاص في المجموعة.