كيفية جدولة اجتماع في فرق Microsoft

يمكنك القيام بالعديد من الأشياء لتحسين كفاءة فريقك ، واستخدام مركز تعاون مثل Microsoft Teams هو أحد هذه الأشياء. إنها أداة تواصل رائعة يمكنك استخدامها للدردشة ومشاركة الملفات وعقد اجتماعات صوتية ومرئية مع فريقك.

إذا كنت بدأت للتو في Teams ، فقد لا تكون متأكدًا من كيفية جدولة اجتماع. هناك عدة طرق للقيام بذلك ، وستعتمد خياراتك على إصدار Microsoft Teams الذي تستخدمه. في هذه المقالة ، سنقدم لك كل التفاصيل التي تحتاج إلى معرفتها.

جدولة اجتماع في Microsoft Teams

حساب Microsoft Teams الخاص بك متصل بجميع منتجات Microsoft 365 Group مثل SharePoint و Outlook و Yammer وما إلى ذلك. والتقويم الذي تستخدمه في Teams متصل مباشرة بتقويم Microsoft Exchange.

يستخدم Outlook تقويم Exchange أيضًا. هذا يعني أنه بمجرد جدولة اجتماع عبر Outlook ، سيظهر تلقائيًا في Teams والعكس صحيح. إليك كيفية جدولة اجتماع في Microsoft Teams:

1. في دردشة Teams ، انقر فوق أيقونة جدولة اجتماع (تحت المربع الخاص بالرسالة الجديدة.)
2. بعد ذلك ، حدد التقويم ، الموجود على اللوحة اليمنى ، ثم انقر فوق اجتماع جديد .
3. سوف تظهر نافذة منبثقة. يمكنك تحديد وقت وتاريخ الاجتماع.
4. عند الانتهاء من الجدولة ، انقر فوق حفظ . بعد ذلك ، ستغلق النافذة المنبثقة ، ويمكنك إرسال دعوات الاجتماع باستخدام Outlook.

مساعد الجدولة

في النافذة المنبثقة ، يمكنك أيضًا استخدام وظيفة مساعد الجدولة . ستساعدك هذه الميزة في العثور على الوقت المناسب لجميع أعضاء فريقك ، بمن فيهم أنت.

عند تحديد هذا الخيار ، ستتمكن من معرفة متى يكون المشاركون في الاجتماع متفرغين ومتى يكونون مشغولين. يمثل اللون الأزرق الداكن الفترات الزمنية عندما لا تكون متاحة. الخانات ذات اللون الأزرق الفاتح هي الأوقات المتاحة ، وخانات الوقت الرمادي هي ساعات عدم عمل المشارك.

دعوة أشخاص من خارج فريقك

أحد الأشياء الرائعة في Microsoft Teams هو أنه يمكنك دعوة أشخاص من خارج مؤسستك للانضمام إلى الاجتماع.

لا يحتاجون حتى إلى ترخيص Microsoft Teams. كل ما تحتاجه هو اسمه وعنوان بريده الإلكتروني ، ويمكنك إرسال الدعوة. إليك ما عليك القيام به:

1. افتح خيار إضافة الحاضرين المطلوبين في نموذج الاجتماع المنبثق الجديد.
2. انقر فوق اختياري .
3. أدخل عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
4. انقر فوق دعوة ، ستصل دعوة البريد الإلكتروني قريبًا إلى صندوق الوارد الخاص بهم.

يمكنك أيضًا جدولة اجتماع سيتم عقده داخل قناة Teams معينة. في نموذج اجتماع جديد ، حدد إضافة قناة . بمجرد إعداده وإرسال الدعوات ، لا يمكنك تغيير القناة.

إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغيير ، فسيتعين عليك إنشاء دعوات جديدة. أيضًا ، إذا تم عقد اجتماع على قناة ، فسيتمكن كل فرد من أعضاء هذا الفريق من الانضمام إلى الاجتماع ، حتى لو لم يتلقوا الدعوة.

الإصدار المجاني من Microsoft Teams

إذا كنت تستخدم إصدارًا مجانيًا من Teams ، فقد تتساءل عن مكان خيار الجدولة في تطبيقك. حسنًا ، للأسف ، في الإصدار المجاني من Microsoft Teams ، لا يمكنك جدولة اجتماع.

لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك عقد اجتماع على الإطلاق. يحتوي التطبيق على خيار Meet Now عندما يتعين عليك جمع الفريق بسرعة.

كل ما عليك فعله هو النقر على أيقونة الكاميرا بجوار Meet now ثم تحديد جميع أسماء الأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع. تتوفر هذه الميزة لحسابات Teams القائمة على الاشتراك أيضًا.

المزيد حول اجتماعات فريق Microsoft

يمكن أن يكون لديك ما يصل إلى 250 شخصًا في اجتماع Teams واحد. ومع ذلك ، لا يمكنك رؤية كل مشارك في نفس الوقت. قبل التحديثات الأخيرة ، كان بإمكانك رؤية ما يصل إلى أربعة حاضرين نشطين فقط في المكالمة. الآن يمكن أن يكون لديك تسعة مشاركين على الشاشة مرة واحدة. لكن التحديث الجديد جلب بعض الابتكارات المثيرة الأخرى.

يتمتع المشاركون في اجتماع Microsoft Teams الآن بجودة صوت أفضل وخلفيات مخصصة للاجتماعات. يمكنك أيضًا تثبيت مقطع فيديو إذا كانت هناك حاجة إلى تركيز المزيد من الاهتمام على أحد الحاضرين في الاجتماع. تشمل الميزات الأخرى المتعلقة بالاجتماع ردهة افتراضية ومشاركة الشاشة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها بشكل تفاعلي.

اجعل فريقك (فرقك) أقرب

هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها جعل مكان عملك أكثر كفاءة باستخدام Microsoft Teams. إنه في الغالب تطبيق قائم على الدردشة ومشاركة الملفات. لكنها أيضًا أداة رائعة عندما تحتاج إلى عقد مؤتمر فيديو مع فريقك.

تجعل جدولة اجتماع مع "مساعد الجدولة" منطق إيجاد الوقت المناسب أكثر راحة. وإذا لم يكن شخص ما جزءًا من مؤسستك أو فريقك ، فلا يزال بإمكانه الانضمام. فقط أرسل لهم دعوة عبر البريد الإلكتروني.

هل سبق لك أن حضرت اجتماع Microsoft Teams؟ أو من المقرر واحد؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.