3 طرق مفضلة لاستخدام Copilot في Outlook

Microsoft Copilot هي أداة قوية تعمل على تحسين الإنتاجية عبر منتجات Microsoft 365، بما في ذلك Outlook. يوفر Copilot في Outlook عددًا من الإمكانيات لإدارة البريد وتعزيز الاتصال الفعال. فيما يلي ثلاث طرق مفيدة للبقاء على اطلاع دائم بصندوق الوارد الخاص بك.

ملاحظة : يتطلب Copilot في Outlook (وتطبيقات Microsoft 365 الأخرى) ترخيص Copilot—سواء كان ترخيص Microsoft 365 Copilot صادرًا عن مؤسستك أو اشتراك Copilot Pro من خلال حساب Microsoft الشخصي الخاص بك (الذي يكلف 20 دولارًا أمريكيًا شهريًا).

1. تلخيص سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة

يمكن أن تصبح سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة فوضوية بسرعة، مما يجعل من الصعب تتبع التفاصيل الرئيسية. يساعدك Copilot في Outlook على استخراج التفاصيل المهمة ونقاط العمل بسرعة من سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة (المعروفة أيضًا باسم المحادثات) بسلاسة. يمكن للأداة استخراج النقاط الرئيسية بسهولة من رسائل متعددة وتلخيص محادثة طويلة لمعرفة، على سبيل المثال، القرارات التي تم اتخاذها بشأن بند المشروع الذي تتم مناقشته.

للقيام بذلك، حدد محادثة بريد إلكتروني في Outlook وحدد ملخص بواسطة Copilot في الجزء العلوي من سلسلة البريد الإلكتروني. سيقوم Copilot بمسح السلسلة وإنشاء ملخص لك في أعلى البريد الإلكتروني.

في لقطة الشاشة أدناه، أنشأ Copilot ملخصًا من سلسلة رسائل بريد إلكتروني مع مدير الدعم، مع تسليط الضوء على النقاط الرئيسية للمناقشة بعد تقديم طلب الخدمة والخطوات التالية.

2. كتابة رسائل البريد الإلكتروني كالمحترفين

يمكن أن يساعدك Copilot في إنشاء بريد إلكتروني جديد أو الرد على محادثة موجودة - ما عليك سوى تقديم مطالبة موجزة لتوضيح احتياجاتك وسيساعدك الذكاء الاصطناعي في العثور على الكلمات المناسبة. بمجرد حصولك على مسودة، يمكنك ضبط طول ولون مسودتك لتناسب أسلوبك.

فيما يلي كيفية إنشاء بريد إلكتروني في Outlook باستخدام Copilot:

• عند إنشاء بريد إلكتروني جديد، حدد أيقونة Copilot من شريط الأدوات.
• حدد مسودة مع مساعد الطيار من القائمة المنسدلة.
• في مربع Copilot، أدخل المطالبة الخاصة بك واستخدم أيقونة خيارات التوليد لتحديد الطول والنغمة المطلوبة.
• عند الانتهاء، حدد "إنشاء" وسيقوم Copilot بصياغة المحتوى لك.
• إذا لم يكن الأمر كما هو مرغوب فيه تمامًا، حدد خيار إعادة إنشاء المسودة .
• بمجرد رضاك ​​عن النتيجة، حدد الاحتفاظ بها .

لاحظ أن Copilot يمكنه إنشاء مسودات متعددة لنفس البريد الإلكتروني، كل منها بنبرة وطول مختلفين. على سبيل المثال، يمكنك أن تطلب من Copilot في Outlook جعل رسائل البريد الإلكتروني أكثر رسمية أو غير رسمية، أطول أو أقصر. بإمكانك استخدام الأسهم للتنقل عبر كل مسودة.

بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك تعديل المسودة حسب الحاجة لملء المعلومات ذات الصلة أو تصحيحها وإرسال البريد الإلكتروني.

3. حافظ على الوضوح والنبرة المتسقة في جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

إذا كنت تواجه صعوبة في تحديد ما إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ذات صلة أم لا، فإن ميزة تدريب البريد الإلكتروني في Copilot ستكون بمثابة المنقذ. بالإضافة إلى دعم تحرير البريد الإلكتروني، يساعدك Copilot في Outlook على إنشاء رسائل البريد الإلكتروني بكفاءة أكبر من خلال التدريب على البريد الإلكتروني. يقوم بتحليل مسودات البريد الإلكتروني الخاص بك ويقدم اقتراحات لتحسين النبرة والمشاعر والوضوح حتى تتمكن من توصيل رسالتك بأفضل طريقة ممكنة.

من أيقونة Copilot على شريط الأدوات، حدد Coaching by Copilot من القائمة المنسدلة. سيقوم مساعد الطيار بإنشاء تقرير صغير بنتائجه وتقديم توصيات لتحقيق تواصل أكثر فعالية. وسوف يقوم التقرير بإبلاغ ما إذا كانت مسودة البريد الإلكتروني تحتوي على نبرة دافئة أو صادقة أو متحمسة أو اعتذارية وما إلى ذلك، ويقترح ما إذا كان من الممكن أن تكون المسودة أكثر إيجابية أو أكثر مباشرة أو شيء من هذا القبيل. ويقوم المساعد أيضًا بفحص وضوح رسائل البريد الإلكتروني وتقديم اقتراحات للتحسين. إذا أعجبك أي من الاقتراحات، يمكنك إضافة تعليقاتك إلى المسودة قبل إرسالها.

ملاحظة : يتوفر Copilot فقط في Outlook للويب "الجديد"، وOutlook Online، وOutlook for Windows. بالإضافة إلى ذلك، بخلاف حسابات العمل أو المدرسة، يدعم Copilot في Outlook فقط حسابات Microsoft التي تستخدم عناوين البريد الإلكتروني outlook.com، وhotmail.com، وlive.com، وmsn.com، وليس عناوين البريد الإلكتروني التابعة لجهات خارجية، مثل Gmail.

لا يساعد Copilot في Outlook على التغلب على العقبة الذهنية المتمثلة في بدء محادثة عبر البريد الإلكتروني أو الاستمرار فيها فحسب، بل يساعد أيضًا على تحسين اتصالاتك عبر البريد الإلكتروني. يوفر Copilot في Outlook أيضًا بعض الميزات الأخرى، مثل القدرة على إنشاء دعوة اجتماع بسرعة من مناقشة عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك، لن تتوفر هذه الميزات إلا إذا كان لديك ترخيص Microsoft 365 Copilot (العمل).