كيفية معرفة من شاهد مستند Google الخاص بك

يعد محرر مستندات Google أداة ممتازة للتعاون لأنه يسمح لعدة أشخاص بالتحرير والعمل على مستند واحد في وقت واحد دون فقدان تتبع التغييرات التي أجراها مختلف أعضاء الفريق. بعد كل شيء، فإن معرفة من قام بعرض أي مستند ومتى يمكن أن يكون مفيدًا إذا كنت أنت أو مؤسستك تستخدم محرّر مستندات Google. بدءًا من التأكد من أن الجميع يقرأ المسودة، ويعرض الشروط والأحكام، وآخر ما قدمته، والسياسات والإجراءات، أو بعض المستندات المهمة الأخرى، فإن القدرة على معرفة من فعل ماذا ومتى أمر ضروري.

ملاحظة: لوحة بيانات نشاط Google متاحة فقط لحسابات Google Workspace أو الأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى ملف في الحساب. إنه ليس خيارًا للحسابات الشخصية.

حتى وقت قريب، لم تتمكن من معرفة من قام بمشاهدة مستندات Google الخاصة بك. يمكنك معرفة من قام بتحريره ولكن ليس من قرأه للتو. إذا لم يحفظوا أو يعدلوا أو يتركوا تعليقًا، فلن يكون لديك أي فكرة عما إذا كان شخص معين قد قرأ أحدث إصدار من المستند. بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأنه يمكنك مشاركة مستندات Google بأذونات للقراءة فقط، فيمكنك مشاركة المستند مع بعض الأشخاص بقصد مراجعته دون إجراء أي تغييرات.

تتيح لك الإصدارات الحالية من محرّر مستندات Google تكوين الإعدادات لمعرفة من قام بعرض مستندات Google الخاصة بك. دعونا نلقي نظرة على كيف يمكنك القيام بذلك بنفسك.

مراقب نشاط G Suite

يتم استخدام G Suite عادةً من قبل المؤسسات التي يكون التعاون فيها ضروريًا. إذا كنت تستخدم G Suite للتعاون مع الآخرين بشكل منتظم، فيمكنك استخدام مراقب النشاط لرؤية سجل العرض لأي ملف في محرر مستندات Google.

اتبع هذه الخطوات للقيام بذلك:

1. افتح ملف ورقة جوجل
   
2. انقر على أيقونة السهم المتجه لأعلى في القسم العلوي الأيمن أو انتقل إلى القائمة المنسدلة "الأدوات" .
   
3. افتح لوحة معلومات النشاط .
   
4. انقر فوق كافة المشاهدين لعلامة التبويب مؤسستك.
   

ستمكنك هذه العملية من تتبع جميع طرق العرض في المستند، بما في ذلك تاريخ ووقت آخر عرض لكل عضو في الفريق.

إذا كنت لا ترى خيار مراقب النشاط في مستند Google الخاص بك، فمن المحتمل أنك قمت بتسجيل الدخول إلى محرر مستندات Google شخصي بدلاً من إصدار G Suite.

اتجاهات المشاهدين والتعليقات

بالإضافة إلى معرفة من قام بمشاهدة مستندات Google الخاصة بك، يتيح لك مراقب النشاط أيضًا رؤية الاتجاهات المتعلقة بوقت عرض الأشخاص لمستندك أو التعليق عليه.

اتجاه المشاهد: يعرض لك هذا مخططًا شريطيًا لعدد المشاهدين الفريدين خلال فترة زمنية محددة، تتراوح من سبعة أيام إلى جميع الأوقات.

اتجاه التعليق: يعرض لك هذا المخططات الشريطية لاتجاه التعليق من سبعة أيام إلى كل الأوقات.

قم بإيقاف تشغيل سجل العرض في مستندات Google

إذا كنت تريد، لأي سبب من الأسباب، إيقاف تشغيل سجل عرض المستند، فيمكنك القيام بذلك أيضًا باتباع الخطوات السريعة التالية:

1. افتح ورقة جوجل.
   
2. انقر على السهم المتجه لأعلى في الجانب الأيمن العلوي من المستند أو انتقل إلى "الأدوات" من القائمة المنسدلة.
   
3. افتح  لوحة معلومات النشاط .
   
4. حدد إعدادات الخصوصية .
   
5. ضمن إعداد المستند ، قم بتبديل إظهار سجل العرض الخاص بي لهذا المستند إلى إيقاف التشغيل.
   

يتوفر هذا الخيار أيضًا في الإصدار الشخصي أو المجاني لمحرّر مستندات Google. يمكنك إيقاف تشغيل سجل العرض الخاص بك إذا كنت تعمل على مستند ولكنك لا تريد أن يعرف المتعاونون لديك حتى تصبح مستعدًا لمشاركة مراجعاتك النهائية.

1. ابدأ بفتح جداول بيانات Google والنقر على الإعدادات .
2. تتيح لك قائمة الإعدادات إيقاف تشغيل سجل العرض باستخدام إعدادات لوحة معلومات النشاط. انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات بمجرد تبديل هذا إلى وضع "إيقاف التشغيل".

كيفية معرفة من أجرى التغييرات على مستند Google الخاص بك

يعد التحكم في الإصدار أمرًا ضروريًا، خاصة إذا كنت تعمل في صناعة منظمة. يعد التحكم في الإصدار أمرًا قام به محرر مستندات Google بشكل جيد لفترة من الوقت. سيُظهر محرر المستندات من قام بتحرير مستند أو حفظه أو مشاركته. ولا يعمل هذا مع G Suite فحسب، بل مع مستندات Google الشخصية.

إذا كنت مهتمًا بالتحكم في الإصدار أو تريد التأكد من عدم قيام أي شخص بإجراء تغييرات لا ينبغي لها القيام بها دون تأمين الملف، فيمكنك معرفة ذلك باتباع الخطوات التالية:

1. افتح ورقة Google التي تريد تتبعها.
   
2. حدد سجل الملفات والإصدارات .
   
3. حدد عرض محفوظات الإصدارات .
   
4. يجب أن تظهر نافذة على يمين شاشتك، تعرض كل عملية حفظ وتحرير للمستند المعني.
   

ضمن هذه النافذة، يجب أن يكون لديك أيضًا خيار عرض الإصدار السابق من المستند قبل إجراء التعديلات.

يعد هذا أمرًا ضروريًا للتحكم في الإصدار حيث أن لديك سجل تدقيق للتغييرات التي تم إجراؤها ومتى تم إجراؤها ومن قام بها. من المفيد أيضًا إجراء تغييرات، أو النوم عليها، أو تغيير رأيك، أو الرغبة في التراجع عنها.

كيفية معرفة من قام بمشاركة مستند Google الخاص بك

يمكنك أيضًا معرفة من قام بمشاركة مستند Google الخاص بك ومتى. بالإضافة إلى ذلك، تمنحك إعدادات المشاركة تحكمًا أفضل في الوصول إلى المستندات.

1. انتقل إلى Drive.google.com .
   
2. انقر على My Drive على اليسار.
   
3. انقر فوق الزر i الصغير في الزاوية اليمنى العليا.
   
4. الآن، انقر فوق النشاط .
   
5. انقر على كل ملف أو مجلد على حدة أو قم بمراجعة كل شيء باستخدام شريط التمرير. سيُظهر لك هذا من قام بمشاركة مستندك.
   

يمكنك أيضًا التحقق من داخل المستند عن طريق تحديد مشاركة. ستظهر أسماء بعض الأفراد في النافذة المنبثقة. إذا قمت بمشاركة الملف مع عدد أكبر من المستخدمين المدرجين، فانقر فوق الاسم، وستظهر قائمة بجميع الأشخاص.

افكار اخيرة

تكون قدرتك على تحديد من قام بعرض مستنداتك ومشاركتها وتحريرها محدودة إذا لم تتمكن من الوصول إلى حساب G Suite؛ ومع ذلك، لا تزال هناك طرق للحصول على بعض المعلومات الأساسية.

باتباع الخطوات الواردة في هذا الدليل، يمكنك بسرعة وسهولة معرفة من قام بعرض مستند Google Docs أو تحريره أو تغييره بأي شكل من الأشكال. هل لديك أي أسئلة أو تجارب أو نصائح حول رؤية النشاط في محرر مستندات Google الخاص بك؟ ترك التعليق في القسم أدناه.