إنشاء ملفات PDF قابلة للتعبئة من النماذج في LibreOffice Writer

لإنشاء ملف PDF قابل للتعبئة في LibreOffice Writer، أضف عناصر تحكم النموذج إلى مستندك، ثم صدّره كملف PDF مع تفعيل خيار "إنشاء نموذج PDF" . احفظ ملف Writer القابل للتحرير كملف رئيسي؛ أما ملف PDF فهو النسخة التي سيقوم المستلمون بتعبئتها.

قبل إضافة الحقول

استخدم عناصر التحكم في نماذج برنامج Writer عندما يحتاج المستخدمون إلى الكتابة في حقول نصية، أو تحديد مربعات اختيار، أو الاختيار من قائمة في ملف PDF. يختلف هذا عن رسم خطوط فارغة أو رموز مربعة على الصفحة: فهذه تبدو كحقول فقط ولا تقبل أي إدخال. توضح وثائق مساعدة عناصر التحكم في النماذج في LibreOffice عناصر التحكم المتاحة وكيفية إدراجها وتعديلها.

خطط للصفحة أولاً. على سبيل المثال، قد يطلب نموذج تسجيل من صفحة واحدة الاسم، والبريد الإلكتروني، والفئة، والموافقة. استخدم عبارات قصيرة، واترك مساحة كافية للإجابات، واجمع الخيارات ذات الصلة معًا. يمكن أن يساعد جدول بسيط في محاذاة العناوين وعناصر التحكم؛ قم بإزالة حدود الجدول أو تخفيفها إذا لم يكن من المفترض ظهورها في النموذج المطبوع.

• احفظ نسخة العمل كملف نصي OpenDocument (.odt) قبل إضافة عناصر التحكم.
• حدد الإجابات التي تتطلب نصًا حرًا، أو اختيارًا واحدًا، أو خيار نعم/لا.
• ضع تسميات بجانب الحقول حتى يتمكن المستخدمون من فهم كل عنصر تحكم عند التنقل عبر ملف PDF باستخدام مفتاح Tab.

أضف عناصر تحكم تفاعلية في برنامج Writer

1. اعرض شريط أدوات عناصر التحكم في النموذج. اختر عرض > أشرطة الأدوات > عناصر التحكم في النموذج . إذا كانت واجهة المستخدم لديك تستخدم تخطيط قائمة مختلفًا، فابحث عن عناصر التحكم في النموذج ضمن قائمة إدراج أو قائمة نموذج؛ قد تختلف نقاط الوصول المتاحة حسب الإصدار وتخطيط واجهة المستخدم.
2. فعّل وضع التصميم. في شريط أدوات عناصر التحكم في النموذج، فعّل وضع التصميم لتتمكن من وضع عناصر التحكم وتعديلها. يُعرّف LibreOffice وضع التصميم بأنه وضع تعديل عناصر التحكم؛ وإيقاف تشغيله يتيح لك استخدامها.
3. أضف عنصر تحكم. انقر على عنصر تحكم مثل مربع نص، أو مربع اختيار، أو زر خيار، أو مربع قائمة منسدلة في شريط الأدوات. ثم انقر واسحب على الصفحة حيث ينتمي عنصر التحكم. كرر هذه العملية لكل إجابة. يقبل مربع النص نصًا مكتوبًا؛ ويسجل مربع الاختيار خيار تشغيل/إيقاف؛ وتناسب أزرار الخيارات خيارًا حصريًا؛ ويعرض مربع القائمة المنسدلة قائمة منسدلة.
4. حافظ على محاذاة عناصر التحكم. ضع كل حقل بجوار عنوانه بشكل ثابت. اجعل مربعات النص طويلة بما يكفي للإجابات المتوقعة، وتأكد من عدم تداخل المطالبات الطويلة مع عناصر التحكم. تجنب استخدام عدة أسطر فارغة متطابقة تقريبًا كبديل لحقل نص واحد قابل للاستخدام.

ضبط خصائص الحقول والتنقل

انقر بزر الماوس الأيمن على عنصر تحكم واختر " خصائص عنصر التحكم" لتعديل إعداداته. امنح كل حقل اسمًا فريدًا ومفيدًا، مثل "الاسم الكامل" أو "عنوان البريد الإلكتروني" . تُسهّل الأسماء تحديد الحقول عند جمع الردود أو معالجتها لاحقًا. أضف تسمية مرئية أو نصًا توضيحيًا على الصفحة؛ ولا تعتمد على اسم الحقل التقني لشرح ما يجب على المستلم إدخاله.

بالنسبة للقوائم المنسدلة، أدخل خيارات واضحة وحدد ما إذا كان بإمكان المستخدمين كتابة قيمة خارج القائمة. يسمح مربع التحرير والسرد في LibreOffice بإدخال البيانات المكتوبة ما لم يتم ضبط خاصية "للقراءة فقط". استخدم مربع قائمة عندما يُطلب من المستخدم الاختيار من بين عناصر مُدرجة. بالنسبة لخيارات "واحد من بين عدة خيارات"، استخدم أزرار الخيارات، وامنح الأزرار في المجموعة نفسها نفس خاصية "الاسم"؛ أما المجموعات المنفصلة فيجب أن تستخدم أسماءً مختلفة.

تحقق من ترتيب علامات التبويب وتخطيط الصفحة. اختر "نموذج" > "ترتيب التنشيط" لمراجعة أو تغيير ترتيب تركيز عناصر التحكم عند ضغط المستخدم على مفتاح Tab. عادةً ما يتبع الترتيب المنطقي ترتيب القراءة: من الأعلى إلى الأسفل، ثم من اليسار إلى اليمين. أوقف وضع التصميم وانقر على عناصر التحكم في برنامج Writer للتأكد من استجابتها كما هو متوقع. أعد تشغيل وضع التصميم إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات.

تصدير ملف PDF قابل للتعبئة

1. احفظ ملف .odt الرئيسي المحدث.
2. اختر ملف > تصدير باسم > تصدير كملف PDF . في خيارات ملف PDF، ابقَ على علامة التبويب "عام".
3. ضمن قسم النماذج، اختر "إنشاء نموذج PDF" . يوضح LibreOffice أن هذا الخيار يُنشئ نموذج PDF يمكن للمستخدمين تعبئته وطباعته. تتضمن اللوحة نفسها إعداد "تنسيق الإرسال" - FDF أو PDF أو HTML أو XML - والذي يتحكم في التنسيق المستخدم عند إرسال النموذج من ملف PDF.
4. اختر تنسيق الإرسال فقط إذا كان سير عملك يستخدم إجراء إرسال مُعد مسبقًا، وكنتَ على دراية بكيفية استلام البيانات المُرسلة. تحديد خيار "إنشاء نموذج PDF" لا يُنشئ تلقائيًا صندوق بريد إلكتروني، أو نقطة نهاية ويب، أو قاعدة بيانات للردود.
5. انقر على "تصدير"، واختر اسم الملف، ثم احفظ ملف PDF. احتفظ بملف .odt حتى تتمكن من مراجعة التخطيط وعناصر التحكم لاحقًا.

راجع وثائق LibreOffice العامة الحالية لتصدير ملفات PDF للاطلاع على خيارات إنشاء نموذج PDF وإرساله. كما تتضمن قائمة مرجع نموذج الكتابة وضع التصميم وترتيب التنشيط.

تحقق من الملف المصدر

• افتح ملف PDF المُصدَّر في برنامج عرض ملفات PDF يدعم النماذج التفاعلية. تأكد من إمكانية تحديد الحقول وأن النصوص ومربعات الاختيار وقوائم الاختيار المنسدلة تعمل كما هو مُخطط لها.
• استخدم مفتاح Tab للتنقل بين الحقول والتأكد من أن ترتيبها منطقي. جرّب كتابة إجابة طويلة للتأكد من ملاءمتها للحقل.
• أدخل بيانات العينة، واحفظ نسخة اختبار منفصلة، ​​ثم أغلقها، وأعد فتحها للتأكد من بقاء الإدخالات في هذا العارض.
• اطبع أو عاين نسخة مكتملة إذا كان بإمكان المستلمين طباعتها. تأكد من أن عناصر التحكم والملصقات لا تزال محاذية وقابلة للقراءة.

لا تتعامل جميع برامج عرض ملفات PDF مع جميع ميزات النموذج بنفس الطريقة، لذا اختبر ملف PDF في البرنامج الذي من المرجح أن يستخدمه المستلمون. إذا كان أحد الحقول مفقودًا أو غير تفاعلي، فارجع إلى ملف .odt، وتأكد من وجود عنصر التحكم وأن وضع التصميم مُعطّل قبل التصدير، ثم صدّر الملف مرة أخرى مع تحديد خيار "إنشاء نموذج PDF".