كيفية استخدام دمج البريد في Word لدمج المستندات

يوجد في Word ميزة دمج البريد التي تقوم بدمج الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والعقود وكشوف الرواتب والإشعارات لإنشاء محتوى مجمع بنفس المحتوى دون الحاجة إلى إدخاله يدويًا، مما يوفر الوقت والعمليات. تتوفر ميزة دمج البريد الإلكتروني في جميع إصدارات Word من Word 2007 إلى Word 2019. سترشد المقالة التالية القراء إلى كيفية استخدام ميزة دمج البريد الإلكتروني في Word.

• كيفية دمج النصوص ودمج الرسائل في برنامج Mail Merge Word 2016

تعليمات استخدام دمج البريد في Word

أولاً، عليك إعداد ملف Excel يحتوي على قائمة كاملة بالأسماء وملف Word لقالب خطاب الدعوة، أو المحتوى الذي سيتم دمجه بالبريد.

الخطوة 1:

في واجهة Word يوجد نموذج. انقر فوق "المراسلات" ، ثم انقر فوق " بدء دمج البريد" الموضح أدناه. واصل النقر فوق عنصر معالج دمج البريد خطوة بخطوة .

الخطوة 2:

في الواجهة التي تعرض الخطوات، عليك أولاً اختيار نوع البريد الإلكتروني الذي نريد إنشاءه بما في ذلك:

• الرسائل: نوع من خطابات الدعوة.
• رسائل البريد الإلكتروني: البريد الإلكتروني.
• الظروف: الظروف.
• العلامات: البريد حسب العلامة.
• الدليل: البريد حسب الفئة.

ثم اضغط على التالي.

الخطوة 3:

في هذه الخطوة، ستقوم باختيار قالب الرسالة لدمج النص ، والذي يتضمن:

• استخدام المستند الحالي: استخدام المستند المفتوح الحالي.
• البدء من قالب: استخدم قالبًا في Word.
• البدء من مستند موجود: استخدم قوالب الرسائل الموجودة أو التي تم إنشاؤها والمحفوظة في Word.

انقر فوق التالي للانتقال إلى الخطوة التالية.

الخطوة 4:

في هذه الخطوة نقوم باختيار البيانات المأخوذة من ملف Excel يحتوي على قائمة الأسماء. انقر فوق "استعراض..." لتحديد ملف Excel .

الآن قم بعرض الواجهة في Word باستخدام أوراق مستندات Excel. انقر فوق الورقة التي تحتوي على البيانات التي تريد استخدامها، ثم انقر فوق موافق للمتابعة.

في هذا الوقت ، سيتم عرض المحتوى الكامل للأعمدة في ملف Excel . يمكنك تحديد أو إلغاء تحديد المعلومات الموجودة في الواجهة. انقر فوق موافق للمتابعة. ثم انقر فوق التالي للانتقال إلى الخطوة التالية.

الخطوة 5:

في هذه الخطوة سيكون لديك خيار إضافة أو تعديل المعلومات في خطاب الدمج في حالة عدم الانتهاء من كتابة القالب. إذا كان النموذج مكتملًا بالفعل، فتخط هذه الخطوة وانقر فوق التالي للمتابعة.

الخطوة 6:

في هذه الخطوة تقوم بالنقر على الموضع الذي تريد إدراج المحتوى فيه، ثم تنقر على زر إدراج حقل الدمج وتختار الحقل الذي تريد إدراجه ، أولًا اسم الشخص.

سيتم الآن عرض اسم الحقل. لعرض اسم الشخص ، انظر إلى عمود المحتوى على الجانب الأيمن، وانقر على السهم الموجود عند المستلم لتغيير العناصر في القائمة . يتم عرض اسم الشخص الذي تريد ملؤه في القائمة على الفور.

بعد ذلك، انقر فوق محتوى آخر أدناه لملء المعلومات، ونضغط أيضًا على إدراج حقل الدمج ثم نحدد الحقل لملء المحتوى ، وهذا هو الموضع. ثم سيتم عرض اسم العنوان المقابل للاسم أعلاه كملف Excel. عندما تضغط على السهم الموجود عند المستلم، يتغير محتوى الحقول على الفور.

الآن يمكنك طباعة الدعوة وانتهى الأمر.

وأخيرًا انقر فوق التالي لإكمال عملية دمج البريد في Word.

الخطوة 7:

بمجرد الانتهاء، انقر فوق الزر "إنهاء ودمج" وحدد "إرسال رسائل البريد الإلكتروني" أدناه.

ثم قم بملء محتوى البريد الإلكتروني الذي تريد إرساله وانقر فوق موافق لفتح Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وإرسال البريد الإلكتروني عبر Outlook. في حالة استخدام Gmail، يجب عليك حفظه كملف doc منفصل ثم إرساله عبر البريد الإلكتروني.