كيفية إضافة توقيع في Outlook

يقوم معظم المحترفين اليوم بتضمين التوقيع في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. يتيح ذلك للمستلمين معرفة من يتواصلون معه بالضبط. يتم تخصيص بعض التوقيعات للأفراد والبعض الآخر يتبع تنسيق الشركة.

إذا كنت مهتمًا بمعرفة كيفية إضافة توقيعك الخاص على Outlook، فأنت في المكان الصحيح. ستشرح هذه المقالة كل ما تحتاج إلى معرفته.

خطوات لإضافة توقيعك في Outlook

إذا كنت تريد إنشاء توقيع لإضافته إلى نهاية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، بالإضافة إلى تحديده كتوقيعك الافتراضي، فسوف يسعدك معرفة أن هذه عملية بسيطة نسبيًا. إليك كيفية إضافة توقيعك في Outlook:

1. قم بتسجيل الدخول إلى حساب أوتلوك الخاص بك.
   
2. انقر على "عرض الإعدادات".
   
3. حدد "إنشاء ورد"، والذي سينقلك إلى شاشة توقيعات البريد الإلكتروني.
   
4. انقر على "توقيع جديد"، وقم بتسميته.
   
5. اكتب توقيعك أدناه في منطقة التحرير.
   
6. اضغط على "حفظ".
   
7. ضمن "تحديد التوقيعات الافتراضية"، انقر فوق التوقيع الذي تم إنشاؤه حديثًا وقم بتطبيقه على الرسائل الجديدة والرسائل المعاد توجيهها.
   
8. اضغط على "حفظ" مرة أخرى لتأكيد التغيير.
   

تخصيص توقيع Outlook الخاص بك

بمجرد قيامك بإعداد توقيعك وحفظه، يمكنك تخصيصه أسفل مربع التحرير ليناسب تفضيلاتك الشخصية. لديك مجموعة من الخيارات لتخصيص توقيعك لجعله فريدًا للمستلمين. تأكد من تجربة الخيارات المتاحة لإبراز توقيعك.

ليست كل الخيارات موجودة في هذه القائمة، لذا جربها بنفسك لترى ما إذا كانت تناسب تفضيلاتك. ملاحظة، إذا كنت في حيرة من أمرك بشأن الرمز الذي يمثل وظيفة، فحرك مؤشر الماوس فوقه حتى يظهر اسمه على الشاشة.

إدراج الصور المضمنة

قد ترغب في إضافة شعار الشركة أو الصورة إلى توقيعك. يتيح لك هذا الخيار التمرير عبر الصور التي تم تنزيلها على جهازك لدمجها في توقيعك. بمجرد اختيار صورة والنقر فوق "إدراج"، يمكنك تغيير حجمها حسب رغبتك.

الخط وحجم الخط

من خلال النقر على خيار الخط، سيظهر مربع منسدل على الشاشة ويدرج جميع الخطوط المتاحة. على يمين خيار "الخط" يوجد رمز "حجم الخط". من خلال النقر على زر هذه الوظيفة، ستظهر قائمة منسدلة مماثلة وتسمح لك باختيار حجم خط توقيعك.

غامق ومائل وتسطير

يمكنك أيضًا وضع خط غامق ومائل وتسطير بعض أو كل توقيعك. للقيام بذلك، ما عليك سوى تحديد النص الذي تريد تغييره والنقر ببساطة على زر الوظيفة للحصول على التأثير المطلوب، وستظهر التغييرات على الفور.

على العكس من ذلك، إذا كنت تريد القيام بالعكس والتراجع عن أي من هذه التأثيرات، فما عليك سوى تمييز النص والضغط على زر الوظيفة المطلوبة مرة أخرى.

مفاتيح التشغيل السريع:

• غامق: Ctrl + ب
• مائل: Ctrl + I
• تسطير: Ctrl + U

تسليط الضوء واللون

إذا كنت ترغب في إبراز بعض المعلومات المهمة في توقيعك، فاستخدم وظيفة "التظليل". لتمييز النص، اضغط أولاً على السهم لأسفل الموجود على يمين زر الوظيفة "Highlight" واختر اللون الذي تريد استخدامه. ثم اسحب المؤشر فوق النص الذي ترغب في تمييزه واضغط على زر الوظيفة "تمييز".

بمجرد الانتهاء، ستكون خلفية النص المحدد هي اللون الذي تريده بينما سيظل لون الخط كما هو.

سيكون لون الخط الخاص بك دائمًا باللون الأسود تلقائيًا. لتغيير ذلك، اضغط على السهم لأسفل الموجود على زر الوظيفة "لون الخط"، واختر اللون المطلوب، ثم ابدأ في كتابة توقيعك. إذا كنت قد بدأت بالفعل في الكتابة، فقم بتمييز النص المكتوب واضغط على الزر "لون الخط" مرة أخرى وسيتغير لون الخط.

يمكنك استخدام هاتين الوظيفتين معًا لإنشاء توقيع فريد اللون وملفت للنظر.

النقاط والترقيم

لإنشاء قائمة من النقاط أو إضافة قائمة مرقمة للحصول على معلومات مختصرة، اضغط على أزرار الوظائف المقابلة. إذا كانت معلوماتك موجودة بالفعل، فقم بتمييز النص واضغط على الزر "Enter" على لوحة المفاتيح عند الضرورة لتقسيم المعلومات وإضافة نقاط أو أرقام إلى قائمتك.

مفاتيح التشغيل السريع:

• النقاط النقطية: Ctrl +
• الترقيم: Ctrl + /

مسافة بادئة لليسار أو لليمين

سيؤدي استخدام هذه الأزرار الوظيفية إلى تقريب النص أو إبعاده عن الهامش الأيسر على شاشتك. للاستفادة من هذه الوظيفة، ما عليك سوى تحديد النص الذي ترغب في نقله والضغط على "مسافة بادئة لليمين" لتحريك النص عدة مسافات إلى اليمين. على العكس من ذلك، إذا كنت تريد أن يكون النص أقرب إلى الهامش الأيسر، فاضغط على "مسافة بادئة لليسار".

يقتبس

تضيف هذه الوظيفة سطر نمط الاقتباس إلى النص المميز لإبراز معلومات محددة، سواء لتكرار معلومات مهمة من نفسك أو من شخص آخر. لتنفيذ هذه الوظيفة، قم بتمييز النص الذي تريد اقتباسه واضغط على زر الوظيفة "اقتباس".

محاذاة اليسار واليمين والوسط

ستعمل هذه الخيارات الثلاثة على نقل النص بالكامل إلى أي جانب من الشاشة أو إلى منتصفها بما يناسب تفضيلاتك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لعدة أسباب، لكن المحاذاة للوسط أو لليمين يمكن أن تكون أكثر جمالية من المحاذاة الافتراضية لليسار.

سيؤدي الضغط على أي من زري الوظائف إلى محاذاة النص تلقائيًا دون الحاجة إلى تمييز أي شيء.

إضافة أو إزالة الارتباط التشعبي

أضف رابطًا داخل توقيعك عن طريق تحديد النص والضغط على زر "الارتباط التشعبي". من هنا، كل ما عليك فعله هو كتابة عنوان URL أو لصقه في المربع الذي يظهر ثم النقر فوق "موافق" لتضمين الرابط الخاص بك. ستعرف أن هذا قد تم بنجاح حيث سيتم الآن وضع خط تحت النص باللون الأزرق.

مفتاح الاختصار:

• إضافة ارتباط تشعبي: Ctrl + K

إذا كنت تريد إزالة الارتباط التشعبي الخاص بك، فقم بتمييز النص الأزرق الذي تحته خط، ثم اضغط على النقاط الثلاث (...) في الجزء السفلي الأيمن من مربع التحرير، ثم انقر فوق "إزالة الارتباط التشعبي".

التراجع والإعادة

قم بالتراجع عن الإجراء الأخير بالضغط على النقاط الثلاث (...) والنقر فوق الزر "تراجع".

• التراجع عن مفتاح التشغيل السريع: Ctrl + Z

وعلى العكس من ذلك، إذا تم ذلك عن طريق الصدفة، فيجب عليك الضغط على زر "إعادة" الموجود على يمين مفتاح "تراجع".

• إعادة مفتاح التشغيل السريع: Ctrl + Y

تغيير الحالة

سيؤدي الضغط على هذا الزر إلى إظهار قائمة منسدلة بالخيارات لتغيير النص المكتوب المميز أو المستقبلي إلى حالة معينة. يتضمن ذلك "الأحرف الصغيرة" و"الأحرف الكبيرة" و"تكبير كل كلمة" و"حالة أحرف الجملة" الافتراضية.

تأكد من الضغط على زر الحفظ بمجرد الانتهاء من تخصيص توقيعك لحفظ التغييرات.

النصائح وأفضل الممارسات لإنشاء التوقيعات الفعالة في Outlook

بمجرد أن يصبح توقيعك جاهزًا لإضافته إلى المراسلات المستقبلية، تأكد من أن المنتج النهائي الخاص بك مناسب للموقف أو المستلم الذي تتصل به. فيما يلي بعض النصائح وأفضل الممارسات لإنشاء توقيع فعال على Outlook.

اجعل توقيعك بسيطًا

اجعل توقيعك موجزًا ​​وفي صلب الموضوع. استخدم صورة واحدة فقط ذات صلة وتجنب إضافة الكثير من النص وإلا قد يتجاهل المستلمون عملك الشاق.

قم بتضمين المعلومات الأساسية فقط

للحصول على توقيع قائم على العمل، احتفظ بمعلوماتك مقتصرة إلى حد كبير على اسمك ولقبك وعنوان شركتك وشعار الشركة ومعلومات الاتصال للحفاظ على مظهر احترافي لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

استخدم علامة تجارية متسقة

عند تمثيل شركة، التزم بنفس الخطوط والألوان لتبقى موحدة مع هويتها.

إذا كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا خاصًا بك أو تستخدم بريدًا إلكترونيًا شخصيًا، فيمكنك تضمين الضمائر الخاصة بك، أو كيفية نطق اسمك، أو روابط إلى وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، أو أي معلومات أساسية أخرى للسماح للمستلمين بالتعرف عليك بشكل أفضل.

إنشاء توقيعات إضافية

يتيح لك Outlook إنشاء أي عدد تريده من التوقيعات ولكن بالضغط على "توقيع جديد" في شاشة "الإنشاء والرد". قم بإنشاء توقيع خصيصًا لأول مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما حتى يعرف بالضبط من أنت. وبدلاً من ذلك، يمكنك أيضًا الحصول على توقيع مختصر للردود والرسائل المعاد توجيهها للأشخاص الذين تعرفهم بالفعل.

يمكنك تعيين توقيعات محددة في القائمة المنسدلة "الرسائل الجديدة" و"الردود/إعادة التوجيه" ضمن شاشة "الإنشاء والرد" في Outlook.

اختبار التوقيعات الخاصة بك

أرسل رسائل بريد إلكتروني اختبارية إلى نفسك أو زملائك للتأكد من ظهور توقيعك كما هو متوقع وأن أي ارتباطات تشعبية تعمل بشكل صحيح.

تسجيل الخروج على توقيعات Outlook

يعد إنشاء توقيع على Outlook عملية سهلة تضفي لمسة احترافية على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. والأفضل من ذلك، أن هناك خيارات تخصيص لإنشاء توقيع مصمم جيدًا على Outlook وإضافة طبقة أخرى من التطور إلى مراسلاتك الإلكترونية. قم بتجربة الخيارات المخصصة المتاحة لإنشاء توقيع احترافي لا يُنسى لترك انطباع دائم لدى المستلمين.

هل سبق لك إضافة توقيع في Outlook؟ إذا كان الأمر كذلك، فهل استخدمت أيًا من خيارات التخصيص الواردة في هذه المقالة؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.