كيفية إضافة مستخدم جديد في HubSpot

إذا كنت تبدأ مشروعًا تجاريًا أو تعمل على تطويره، فأنت بحاجة إلى طريقة فعالة لإدارة الفرق والأقسام المختلفة ومشاركة المعلومات وإدارة سير العمل وتفويض المهام بكفاءة. يمكن أن يكون تطبيق HubSpot في عملك مفيدًا للغاية في الجمع بين التسويق والمبيعات والخدمة معًا. من تتبع مبيعاتهم وآفاقهم إلى إطلاق حملات تسويقية واردة.

للاستفادة من جميع الإمكانيات التي توفرها هذه المنصة، تحتاج إلى معرفة كيفية الاستفادة من وظائفها الرئيسية، بدءًا بإضافة مستخدم جديد.

إضافة مستخدم جديد

على الرغم من أن HubSpot يعد أمرًا حيويًا في تحسين مسارات إدارة علاقات العملاء (CRM)، فإن المستخدمين هم العمود الفقري للنظام، لذا قم بتنفيذ العملية خطوة واحدة (أو شخصًا) في كل مرة. لحسن الحظ، فإن إضافة مستخدم جديد إلى HubSpot أمر بسيط مثل اتباع الخطوات السهلة التالية:

1. قم بتسجيل الدخول إلى HubSpot باستخدام بيانات اعتماد المشرف الخاصة بك.
   
2. انقر على أيقونة الترس في القائمة اليمنى العليا.
   
3. انتقل إلى المستخدم والشروط في قائمة الشريط الجانبي الأيسر.
   
4. انتقل إلى علامة التبويب "المستخدمون" وانقر على "إنشاء مستخدم" في الزاوية اليمنى.
   
5. أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الجديد، أو عناوين متعددة مفصولة بمسافات، أو قم بتحميل رسائل بريد إلكتروني متعددة عبر ملف CSV أو TXT ذي عمود واحد أو خيار آخر مدرج على الشاشة، ثم انقر فوق " التالي" .
   
6. انقر فوق اختيار كيفية تعيين الوصول واختيار الخيار الأكثر ملاءمة لك.
   
7. حدد التالي ، وعند هذه النقطة سوف يرسل HubSpot دعوات إلى رسائل البريد الإلكتروني المخصصة ما لم تقم بتعطيل ذلك على الشاشة.
   
8. اضغط على "تم" لإنهاء أو حفظ الإعدادات التي استخدمتها كإعداد مسبق للإضافات المستقبلية.
   

نظرًا لأن HubSpot يقوم بإنشاء دعوة بناءً على البريد الإلكتروني، فلن تحتاج إلى أي معلومات إضافية لإضافة شخص إلى النظام. بمجرد قبول عضو الفريق الجديد للدعوة، يمكنه الانتهاء من إعداد ملفه الشخصي بالمعلومات الشخصية.

قبل النقر على "تم"، يمكنك تحديد هذه الخيارات إذا كانت مناسبة لك أو متاحة لك ضمن خطة الاشتراك الخاصة بك:

• نسخ رابط الدعوة – يمكنك النقر فوق هذا الزر لنسخ رابط الدعوة، الذي يمكنك حفظه وإرساله إلى المستخدم الجديد على نظام أساسي آخر، كما هو الحال في رسالة Slack أو Teams.
• إضافة المستخدمين إلى فريق – قد يكون هذا الخيار مفيدًا إذا كان لديك فرق تم إعدادها بالفعل. يمكنك تحديد الفرق من القائمة المنسدلة وإضافة المستخدم الخاص بك.
• إعداد المستخدمين بإعدادات مسبقة – إذا كان لديك مستوى Enterprise أو Professional، فيمكنك إضافة إعدادات مسبقة إلى المستخدم الخاص بك، عن طريق اختيارهم من القائمة المنسدلة.
• حفظ هذه الأذونات - إذا قمت بتعديل قالب موجود أو تفضيلات الإعداد من البداية، فقد تستخدمها في المستقبل لأدوار مماثلة. يتيح لك هذا الخيار حفظ الأذونات ضمن قالب مجموعة جديد. إنه متاح فقط لطبقة المؤسسة.

إعداد أذونات المستخدم

افتراضيًا، يتم تقسيم أذونات المستخدم إلى ستة محاور:

• إدارة علاقات العملاء
• تسويق
• مبيعات
• خدمة
• التقارير
• حساب

عند تعيين هذه الخيارات، بالنسبة لبعض المحاور، يمكنك تحديد ما يمكن للمستخدم عرضه أو الوصول إليه أو تعديله أو حذفه. بالنسبة للمحاور الأخرى، تُعرض عليك خيارات تبديل ويمكنك فقط تشغيل ميزات أو أدوات معينة أو إيقاف تشغيلها.

ابدأ بالقالب

هذا هو الخيار الأكثر ملاءمة. يقوم HubSpot بالفعل بتكوين الأذونات بناءً على وظيفة وظيفة المستخدم داخل الشركة. يمكنك اختيار القالب المطلوب عن طريق التمرير عبر القائمة المنسدلة ضمن تحديد القالب أو عن طريق كتابة المسمى الوظيفي. بعد تحديد القالب، يمكنك تخصيصه بشكل أكبر إذا لزم الأمر.

استخدام مجموعة أذونات مخصصة (للمؤسسات فقط)

لدى HubSpot خيارًا يتيح لك إنشاء مجموعات أذونات قبل البدء في إضافة مستخدم جديد. خلال هذه العملية، يمكنك تحديد أذونات محددة مسبقًا لمناصب مختلفة داخل شركتك. باعتبارك مشرفًا متميزًا، يمكنك إنشاء ما يصل إلى 100 مجموعة مختلفة. ما عليك سوى البحث عن الأدوار التي قمت بإسنادها عن طريق كتابة اسم مجموعة الأذونات التي قمت بإنشائها بالفعل، وسيتم تعيينها للمستخدم الجديد.

بدء من لا شيء

هذا الخيار واضح ومباشر كما يبدو. يمكنك إدخال جميع الأذونات يدويًا للمستخدم الجديد عن طريق تعيين الأذونات لجميع المحاور بشكل فردي.

إدارة مقاعد المستخدم المدفوعة

عند إنشاء مستخدمين جدد، قد تكون هناك بعض القيود على الأذونات المحجوزة لـ "المستخدمين ذوي المقعد المدفوع".

يسمح المقعد المدفوع للمستخدم بالوصول إلى ميزات ووظائف إضافية غير متوفرة في الخطة المجانية. اعتمادًا على نوع الاشتراكات المدفوعة، قد تختلف مجموعات الميزات المقدمة. المستويات التي توفر عددًا محدودًا من المقاعد المدفوعة مخصصة لطبقات مركز المبيعات ومركز الخدمة. يعتمد عدد المقاعد المدفوعة التي يمكنك تضمينها في HubSpot على خطتك وإعدادات الاشتراك.

أثناء عملية إعداد المستخدم الجديد، ستتمكن من تعيين وصول المستخدمين إلى بعض هذه الميزات. ومن خلال القيام بذلك، سوف تملأ أحد "المقاعد المدفوعة" التي تأتي مع خطة الاشتراك الخاصة بك. إذا استهلكت جميع المقاعد المتوفرة في باقتك، فيمكنك شراء مقاعد إضافية. إذا لم تقم بشراء مقعد قبل عملية إعداد المستخدم الجديد، فسيتم توجيهك إلى الخروج لشراء مقاعد إضافية بمجرد إرسال الدعوات.

إنشاء مستخدمين بمقاعد مستخدم مدفوعة الأجر

أثناء إعداد المستخدم الجديد، يمكنك تعيين مستخدم جديد لمقعد المستخدم المدفوع الخاص به في بضع خطوات بسيطة. ستكون هذه متاحة لمستويات المبيعات والخدمة للمبتدئين أو المحترفين أو المؤسسات.

بالنسبة لمقعد المستخدم المدفوع للمبيعات:

1. انقر فوق علامة التبويب المبيعات .
   
2. قم بتشغيل الوصول إلى المبيعات.
   
   • استنادًا إلى مستواك، ستظهر لك مربعات Sales Starter أو Sales Professional أو Sales Enterprise .
3. قم بتبديل المفتاح الذي يظهر إجمالي عدد المقاعد المتاحة والمتبقية.

بالنسبة لمقعد المستخدم المدفوع للخدمة:

1. انقر فوق علامة التبويب الخدمة .
   
2. قم بتشغيل الوصول إلى مركز الخدمة.
   
   • بناءً على مستواك، سيتم عرض Service Starter أو Service Professional أو Service Enterprise .
3. قم بتبديل المفتاح الذي يظهر إجمالي عدد المقاعد المتاحة والمتبقية.

الأسئلة الشائعة

من يمكنه إضافة مستخدمين على HubSpot؟

يمكن للمسؤولين المتميزين والمستخدمين الآخرين الذين لديهم إذن بإضافة مستخدمين وتعديلهم القيام بذلك، ويمكن للمسؤول المتميز تمكين إذن إضافة المستخدمين وتحريرهم ضمن علامة التبويب "الوصول" عند إنشاء مستخدم جديد. يمكن لمستخدم آخر لديه القدرة على إضافة المستخدمين وتحريرهم إضافة الأذونات التي لديهم فقط.

كيف يمكنني تغيير عدد المقاعد في اشتراك المبيعات أو مركز الخدمة الخاص بي؟

يمكنك إضافة مقاعد جديدة إلى حساب الخدمة أو المبيعات الخاص بك في أي وقت. إذا كنت تدفع اشتراكًا شهريًا، فسيتعين عليك قبل فترة الفاتورة التالية دفع مبلغ تناسبي للمقاعد الجديدة التي اشتريتها. يمكنك إزالة المقاعد الإضافية التي دفعت ثمنها أو تلك التي لا تستخدمها ضمن اشتراكك في أي وقت من صفحة "الحساب والفوترة" الخاصة بك.

خذ نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك إلى مستوى آخر

لكي يزدهر عملك، فإن مجرد شراء إحدى منصات إدارة علاقات العملاء (CRM) الأكثر شيوعًا، مثل HubSpot، ليس كافيًا. للنمو باستخدام HubSpot وتسخير الإمكانات التي يتمتع بها، تحتاج إلى معرفة كيفية استخدام جميع الميزات التي يقدمها والاستفادة منها. تعد إضافة المستخدمين وتعيين الأذونات من بين الخطوات الأولى التي يجب اتخاذها للارتقاء بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك إلى المستوى التالي.

هل واجهت أي مشاكل أثناء إضافة مستخدمين جدد؟ دعنا نعلم فى قسم التعليقات.