كيفية تحسين عادات تدوين الملاحظات باستخدام التذكيرات

تقول لنفسك أنك ستكتب ذلك لاحقًا، ولكنك تنسى ذلك بعد ذلك. وذلك لأن الذاكرة غير موثوقة، خاصة عندما تصبح الحياة مزدحمة. تبدأ عادة الذاكرة الجيدة بالتذكيرات، فهي تأتي في الوقت المناسب لالتقاط تلك الأفكار العابرة.

• لا يحتوي تطبيق Mac Reminders على إدخال سريع: إليك الحل البديل!

جدول المحتويات

• ما هي كتابة المذكرات ولماذا هي مهمة؟
• إنشاء قائمة التقاط (صندوق الوارد) مخصصة
• جدولة المراجعات اليومية أو الأسبوعية لمعالجة العناصر المسجلة
• كيفية تسجيل العناصر بسرعة في التذكيرات
  • 1. استخدم Spotlight لفتح التذكيرات
  • 2. استخدم Siri لإضافة المهام بدون استخدام اليدين
  • 3. قم بإعداد أدوات للوصول السريع

ما هي كتابة المذكرات ولماذا هي مهمة؟

نحن نتعرض باستمرار لقصف من المعلومات وغيرها من عوامل التشتيت - الإشعارات، ورسائل البريد الإلكتروني، والإعلانات، والجذب المستمر لوسائل التواصل الاجتماعي. يؤدي هذا الغمر المستمر إلى تشتيت انتباهنا ويجعل من السهل نسيان المهام أو الأفكار أو الالتزامات المهمة. والأسوأ من ذلك هو أن الأفكار العظيمة تأتي في كثير من الأحيان عندما لا نتوقعها على الإطلاق.

كانت عادة كتابة المذكرات مستوحاة من طريقة ديفيد ألين لإنجاز الأمور (GTD)، والتي تؤكد على أهمية وضع المهام والأفكار في نظام موثوق بمجرد ظهورها في الذهن لتحرير المساحة العقلية.

على الرغم من أنها نشأت من GTD، فإن كتابة اليوميات مرنة ويمكن دمجها في أي نظام إنتاجية.

ومع ذلك، فإن عادة تدوين الملاحظات الجيدة لا تتمثل في تدوين الأفكار والمهام في دفاتر الملاحظات أو الملاحظات اللاصقة أو التطبيقات العشوائية. إن هذا النهج غالبا ما يؤدي إلى الفوضى وفقدان التفاصيل. بدلاً من ذلك، فهو العمل المتعمد والمتسق لنقل كل شيء إلى نظام خارجي موثوق به يتناسب مع نمط حياتك وسير عملك.

ويضمن هذا تخزين كل شيء في مكان مركزي واحد، مما يسهل الوصول إليه وتنظيمه والتصرف فيه عندما يحين الوقت المناسب. يعد تطبيق Reminders من Apple أداة رائعة يمكنك استخدامها كنظام خارجي موثوق لتدوين العناصر بسرعة وتحسين نظام إدارة المعرفة الشخصية لديك.

لماذا؟ أولاً، إنه مجاني وبديهي، مما يجعله متاحًا لأي شخص لديه جهاز Apple. ثانيًا، يتم مزامنته عبر جميع أجهزة Apple لديك، حتى تتمكن من تدوين الأفكار على جهاز iPhone الخاص بك أثناء التنقل وتنظيمها لاحقًا على جهاز Mac الخاص بك. ثالثًا، تسمح لك بساطته بإضافة المهام أو الملاحظات بسرعة دون الانغماس في ميزات غير ضرورية.

للاستفادة بشكل حقيقي من إمكانات التذكيرات في تدوين العناصر بسرعة، من المهم إعدادها للاستخدام الأمثل. وهنا كيفية القيام بذلك.

إنشاء قائمة التقاط (صندوق الوارد) مخصصة

تُعد القوائم الموجودة في تطبيق التذكيرات طريقة رائعة لتنظيم المهام ذات الصلة وتصنيفها. الخطوة الأولى لبدء العملية هي إنشاء قائمة مخصصة لالتقاط الرسائل أو البريد الوارد — أو الأفضل من ذلك، إعادة تسمية قائمة التذكيرات الافتراضية.

تُعد هذه الخطوة ضرورية لأن قائمة التذكيرات الافتراضية هي المكان الذي تتم فيه إضافة المهام تلقائيًا عند استخدام Siri أو طرق أخرى. لذا، على الرغم من أنه يمكنك إنشاء قوائم مخصصة أخرى لتسجيل العناصر، فلن يتم تسجيل مهامك هناك تلقائيًا.

تساعد إعادة تسمية قائمة التذكيرات الافتراضية إلى شيء مثل Inbox أو Capture في توضيح غرضها وتسهل دمجها في سير عملك.

إليك كيفية إعادة تسمية قائمة التذكيرات الافتراضية:

1. افتح تطبيق التذكيرات على جهاز Mac الخاص بك.
2. ابحث عن قائمة الالتقاط الافتراضية في الشريط الجانبي ضمن قوائمي .
3. انقر بزر الماوس الأيمن (أو انقر مع الضغط على مفتاح Ctrl) على القائمة وحدد إعادة التسمية .
4. أدخل اسمًا مثل Inbox أو Capture ، ثم حدد اللون والرمز ، ثم انقر فوق OK (موافق).

بمجرد إعداد قائمة الالتقاط الخاصة بك، تصبح مكان تخزين مؤقت لجميع المهام والأفكار الواردة والمعلقة. فكر في هذه القائمة باعتبارها حاوية رقمية يمكنك من خلالها نقل أي شيء يخطر ببالك بسرعة دون القلق بشأن التنظيم الفوري.

في المستقبل، في أي وقت تستخدم فيه Siri أو أداة التذكيرات أو ورقة عمل مشتركة أو أي طريقة أخرى لإضافة مهام، سيتم إضافتها تلقائيًا إلى صندوق الوارد أو قائمة الالتقاط . ومن هناك، يمكنك مراجعتها وتنظيمها في قوائم مناسبة أثناء جلسات المراجعة اليومية أو الأسبوعية.

جدولة المراجعات اليومية أو الأسبوعية لمعالجة العناصر المسجلة

الغرض من تسجيل المهام والأفكار هو نقلها من عقلك إلى نظام موثوق حتى تتمكن من التركيز على ما هو الأكثر أهمية. ومع ذلك، إذا أخذنا في الاعتبار أنه لا يزال بإمكانك نسيان تلك العناصر المسجلة وينتهي بك الأمر إلى تفويت الموعد النهائي، فإن النظام يعمل فقط إذا عدت باستمرار لمراجعة وتنظيم ما قمت بتسجيله.

ولهذا السبب، من المهم جدولة عملية مراجعة يومية أو أسبوعية لإبقاء قائمة المهام الخاصة بك على المسار الصحيح.

تتيح لك هذه المراجعة مراجعة العناصر المسجلة، وتوضيح غرضها، وتنظيمها في فئاتها أو مشاريعها الخاصة. كما يسمح لك بتحديد المواعيد النهائية، أو تعيين المهام، أو إزالة العناصر التي لم تعد ذات صلة.

يعتمد تكرار المراجعات على سير عملك وكمية العمل الذي تتعامل معه. قد تفضل مراجعة يومية سريعة أو تختار مراجعة أسبوعية أكثر شمولاً للتخطيط. مهما كان ما تفضله، فإن المهم هو اختيار يوم ووقت ثابتين لتقييمه والالتزام به.

إليك كيفية جدولة المراجعات اليومية أو الأسبوعية في تطبيق التذكيرات:

1. افتح تطبيق التذكيرات وانتقل إلى قائمة البريد الوارد (التقاط) .
2. انقر فوق علامة + في الزاوية اليمنى العليا لإضافة تذكير جديد. أدخل عنوانًا، مثل المراجعة الأسبوعية أو المراجعة اليومية ، حسب تفضيلاتك.
3. انقر على أيقونة المعلومات (i) الموجودة بجوار التذكير.
4. قم بتحديد المربع " في يوم ما" .
5. بعد ذلك، قم بتحديد المربع " في وقت معين" وحدد الوقت المحدد الذي تريد إكمال التقييم فيه.
6. قم بتعيين تذكير متكرر حتى يظهر تلقائيًا في جدولك.
7. انقر على القائمة المنسدلة "تكرار" وحدد "مخصص" في الأسفل.
8. في القائمة المنبثقة التالية، حدد يوميًا أو أسبوعيًا . إذا قمت بتحديد أسبوعي ، فحدد يوم الأسبوع الذي تريد إكمال تقييمك فيه.
9. انقر فوق موافق .

من خلال إعداد تذكيرات المراجعة المنتظمة، يمكنك إنشاء روتين منظم يساعدك على معالجة العناصر المسجلة وتنظيمها بشكل متسق. وهذا يسمح لك أيضًا بالحفاظ على نظام تسجيل أنيق ومنظم، مما يقلل من الفوضى العقلية ويتعامل مع كل يوم أو أسبوع بثقة.

كيفية تسجيل العناصر بسرعة في التذكيرات

السرعة مهمة عندما يتعلق الأمر بتسجيل المهام والأفكار - فأنت تريد إضافة العناصر إلى التذكيرات بأسرع ما يمكن لتجنب نسيانها. توفر التذكيرات عدة طرق لتسجيل العناصر بسهولة، بما في ذلك:

1. استخدم Spotlight لفتح التذكيرات

على الرغم من أن تطبيق Reminders لا يوفر حاليًا اختصارًا على مستوى النظام (مثل اختصار الإدخال السريع في OmniFocus) لإضافة المهام بسرعة، فإن تطبيق Spotlight يوفر بديلاً لائقًا. على الرغم من أن هذه الطريقة تتضمن بضع خطوات إضافية مقارنة بالاختصار المخصص، إلا أنها لا تزال طريقة موثوقة لفتح التذكيرات بسرعة وبدء تسجيل المهام.

لفتح التذكيرات باستخدام Spotlight، اضغط على Command + Space على جهاز Mac الخاص بك، ثم اكتب Reminders واضغط على Enter لفتح التطبيق وإضافة مهمتك.

2. استخدم Siri لإضافة المهام بدون استخدام اليدين

Siri هي إحدى الطرق المفضلة لدي لتدوين العناصر في التذكيرات، خاصة عندما تكون يداي مشغولتين. كل ما عليك فعله هو تفعيل Siri من خلال قول، مرحبًا Siri، متبوعًا بالمهمة الخاصة بك. على سبيل المثال:

• مرحبًا سيري، ذكريني بالاتصال بالسباك في الساعة التاسعة صباحًا يوم الجمعة.
• مرحبًا سيري، ذكريني بإرسال بريد إلكتروني إلى العميل غدًا في الساعة العاشرة صباحًا.

إذا قمت بإعادة تسمية قائمة التذكيرات الافتراضية إلى "التقاط" أو "صندوق الوارد" (كما هو موضح أعلاه)، فسوف تنتقل أي مهام تمت إضافتها عبر Siri تلقائيًا إلى هذه القائمة.

3. قم بإعداد أدوات للوصول السريع

إن إضافة عناصر واجهة مستخدم تفاعلية إلى سطح مكتب Mac الخاص بك يؤدي إلى إنشاء اختصارات مرئية تتيح لك الوصول بسهولة إلى أدواتك المفضلة. تتيح لك إضافة أداة التذكيرات إلى سطح المكتب إمكانية عرض التطبيقات والتحقق منها وفتحها بسرعة.

لإضافة أداة التذكيرات إلى سطح مكتب Mac الخاص بك، اضغط على مفتاح Control - انقر فوق خلفية سطح المكتب وحدد تحرير الأدوات لفتح متصفح الأدوات. ابحث عن التذكيرات ، ثم اختر حجم الأداة الذي يعجبك واسحبه إلى سطح المكتب.

على الرغم من أن أداة التذكيرات تتيح لك في المقام الأول عرض المهام المكتملة والتحقق منها بشكل مباشر، يمكنك أيضًا النقر فوق الأداة لفتح تطبيق التذكيرات بسرعة وإضافة عناصر جديدة كالمعتاد.

إن عادات تدوين الملاحظات الجيدة هي وسيلة فعالة لزيادة الإنتاجية ويمكن أن تساعدك على استعادة صفاء ذهنك والتركيز على ما هو أكثر أهمية. باستخدام هذه النصائح، يمكنك بسهولة استخدام تطبيق التذكيرات لتدوين الملاحظات وتنظيم المهام على جهاز Mac الخاص بك.