لماذا يعد Excel أداة إدارة المشاريع الوحيدة التي تحتاجها؟

لقد حاول العديد من الأشخاص تجربة العديد من أدوات إدارة المشاريع، ولكنهم ما زالوا يعودون إلى Microsoft Excel لإدارة المشاريع. رغم أنه قد لا يكون مثاليًا للجميع، إلا أنه حل بسيط وفعال وتعرف بالفعل كيفية استخدامه.

جدول المحتويات

• مجاني للبدء
• كيفية استخدام Excel لإدارة المشاريع
• هناك العديد من القوالب المجانية والرخيصة
• قابلة للتخصيص بالكامل لتناسب احتياجاتك
• من السهل توسيعها أو تكرارها
• مشاركة جداول البيانات مع الآخرين
• التنسيق الشرطي يبقيك على المسار الصحيح
• إنشاء علامات تبويب لجوانب مختلفة

مجاني للبدء

من الصعب الجدال ضد شيء مجاني. لا تزال العديد من أدوات إدارة المشاريع التي قد ترغب في استخدامها تحتفظ ببعض أفضل ميزاتها خلف جدران الدفع. مع Excel، كل شيء تقريبًا مجاني منذ البداية. لن تجد سوى عدد قليل من خيارات التنسيق التي تتطلب اشتراك Office 365، على الرغم من وجود فوائد للاشتراك.

إن استخدام Excel عبر الإنترنت مجاني أيضًا. كما يمكنك الحصول على 5 جيجابايت من مساحة التخزين المجانية لمستندات Office. إذا كنت بحاجة إلى خيار سطح مكتب مجاني، فهناك العديد من البدائل المجانية لبرنامج Excel.

كيفية استخدام Excel لإدارة المشاريع

يصبح استخدام Excel لإدارة المشاريع أمرًا سهلاً عندما تدرك أنك لا تحتاج إلى قضاء ساعات أو أسابيع في تعلم كيفية استخدامه. إذا كنت تعرف كيفية إنشاء الصيغ، وتجميل الواجهة بالتنسيق، وتنظيم علامات التبويب، فسيكون لديك كل ما تحتاجه لإدارة أي مشروع تقريبًا.

يمكن استغلال الوقت الذي توفره في تعلم كيفية استخدام شيء جديد في تصميم بعض القوالب لاستخدامها في مشاريع جديدة.

هناك العديد من القوالب المجانية والرخيصة

لا يحب العديد من الأشخاص تصميم جداول البيانات، ولكن الصفوف والأعمدة البسيطة تتداخل مع بعضها البعض ولا تعد فعالة جدًا لإدارة المشاريع.

ابدأ فقط باستخدام قالب إدارة المشاريع المجاني أو الرخيص. ستجد العديد من الخيارات داخل Excel نفسه. تتيح لك هذه الخيارات تتبع المهام والجداول الزمنية والميزانيات وما إلى ذلك. كل ما عليك فعله هو إدخال بياناتك الخاصة والاستمتاع.

قابلة للتخصيص بالكامل لتناسب احتياجاتك

توفر معظم أدوات إدارة المشاريع خيارات تخصيص بسيطة. بالتأكيد، يمكنك تغيير الألوان وحتى إضافة/إزالة بعض الحقول، ولكنك ستظل عالقًا في تخطيطها، وهو أمر غير فعال دائمًا.

عندما تستخدم Excel لإدارة المشروعات، يكون لديك تحكم كامل في مظهر وشعور كل شيء. لا ينبغي حتى أن يبدو مثل جدول بيانات.

من المؤكد أن تخصيص جدول بيانات بالكامل سيستغرق بعض الوقت. ومع ذلك، يمكنك استخدامه أثناء إجراء التعديلات. على سبيل المثال، لديك جدول بيانات تم إنشاؤه منذ أكثر من عقد من الزمان لتتبع تواريخ الاستحقاق التي لا تزال بحاجة إلى تعديل بمرور الوقت.

من السهل توسيعها أو تكرارها

لا تحتاج دائمًا إلى إنشاء جدول بيانات Excel جديد من البداية لكل مشروع. هل تغيرت متطلباتك؟ فقط قم بتعديل جدول البيانات. إضافة أعضاء جدد للمجموعة؟ قم بتوسيع الورقة باستخدام علامات التبويب لكل عضو جديد.

على سبيل المثال، قد ترغب في الحصول على جدول بيانات منفصل لكل عميل. قد تفضل استخدام جدول بيانات مختلف لكل مشروع فردي أو حتى جدول بيانات جديد كل عام لتتبع النتائج بشكل أفضل. بمجرد إنشاء جدول بيانات، ما عليك سوى نسخه وإجراء بعض التعديلات عليه للبدء في العمل مع عميل أو مشروع جديد.

فقط اذهب إلى ملف -> إنشاء نسخة .

مشاركة جداول البيانات مع الآخرين

إذا كنت تعمل مع أشخاص آخرين أو مع مجموعة صغيرة، فيمكنك مشاركة جدول البيانات الخاص بك مع الآخرين بسهولة. حتى لو لم يكن لدى الشخص برنامج Excel، فما زال بإمكانه الوصول إليه مجانًا عبر الإنترنت أو تنزيله واستخدامه مع بديل Excel المجاني .

نظرًا لأن تنسيقات ملفات Excel شائعة جدًا، فإن معظم البدائل المجانية يمكنها قراءتها وحفظها. إذا كنت تريد المشاركة دون أن يقوم أحد بتعديلها، فقط قم بمشاركتها كملف PDF .

الميزة الإضافية هي أنه يمكنك مشاركة جداول البيانات الخاصة بك ومعرفة أن هناك فرصة جيدة أن يعرف الآخرون بالفعل كيفية استخدام كل شيء. بإمكانك تحديث التفاصيل حسب الحاجة دون الحاجة إلى طرح الكثير من الأسئلة حول أداة إدارة المشروع الفعلية.

التنسيق الشرطي يبقيك على المسار الصحيح

إنه شيء بسيط، ولكن التنسيق الشرطي هو إحدى الميزات المفضلة لدي عند استخدام Excel لإدارة المشاريع. تفتح جدول البيانات الخاص بك وتشاهد على الفور نظرة عامة مشفرة بالألوان توضح المواعيد النهائية القادمة وما إذا كنت متأخرًا عن الجدول الزمني.

يمكنك أيضًا معرفة ما إذا كان قد تم استلام الدفع لمشروع ما، أو إذا كنت بحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني تذكيري، وما إلى ذلك. ما عليك سوى إعداد التنسيق الشرطي لخلايا محددة، وستكون قد انتهيت. يمكنك تحديد الخلايا وإضافة مقاييس الألوان وإدراج الصيغ.

انتقل إلى الصفحة الرئيسية -> التنسيق الشرطي . اعتمادًا على كيفية إعداد شريط الأدوات لديك، قد تحتاج أولاً إلى الانتقال إلى الصفحة الرئيسية -> الأنماط .

إنشاء علامات تبويب لجوانب مختلفة

تمامًا كما هو الحال مع أي أداة لإدارة المشاريع، ستحتاج إلى أكثر من مجرد قائمة بالمهام. ستحتاج إلى جدول زمني، وقائمة بالمهام، والأشخاص المسؤولين، والملاحظات، ومعلومات الاتصال، والميزانيات، والمزيد. إن إنشاء مربع بحث للعثور بسرعة على التفاصيل في جدول البيانات الخاص بك يعد فكرة جيدة للتصميمات الأكثر تعقيدًا.

عند استخدام Excel لإدارة المشاريع، ما عليك سوى إنشاء علامة تبويب أو ورقة مختلفة لكل جانب. هناك علامة تبويب لميزانيتك، وأخرى لجهات الاتصال، وأخرى للمهام والملاحظات، وثالثة للجدول الزمني الخاص بك.

يمكن أن تبدو كل ورقة عمل مختلفة تمامًا. على سبيل المثال، يمكنك تتبع الجدول الزمني لمشروعك عن طريق إنشاء مخطط جانت. على الرغم من أنه من الممكن القيام بذلك من البداية، فمن المستحسن استخدام قالب مجاني مثل هذا، والذي يمكنك أيضًا العثور عليه من خلال البحث عنه في Excel.

بالنسبة للفرق الأكبر حجمًا، قد لا يكون Excel دائمًا الخيار الأفضل. ولكن إذا كنت مبدعًا بعض الشيء وترغب في توفير المال، فإن Excel يعد مثاليًا لإدارة أي مشروع تقريبًا كفرد أو فريق صغير.