متى ومتى لا نستخدم الذكاء الاصطناعي في البريد الإلكتروني؟

يمكن أن يساعدك الذكاء الاصطناعي في إنشاء رسائل البريد الإلكتروني في ثوانٍ، ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك استخدامه دائمًا. تستفيد بعض رسائل البريد الإلكتروني من الأتمتة، في حين تتطلب رسائل أخرى تدخلاً بشريًا. إن معرفة متى تسمح للذكاء الاصطناعي بالسيطرة ومتى تقوم بصياغة نفسك يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.

1. الذكاء الاصطناعي يمكن أن يكون مفيدًا لرسائل البريد الإلكتروني البسيطة

بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني البسيطة، مثل الرسائل اللوجستية السريعة، فمن المؤكد تقريبًا أن الذكاء الاصطناعي مناسب لكتابة ردك. إذا لم تكن الإبداع والتفكير النقدي مطلوبين في كتابتك، فمن المحتمل أن استخدام الذكاء الاصطناعي لن يؤثر على نتائجك.

على سبيل المثال، يمكنك تجربة توجيه بسيط مثل "اكتب ردًا مختصرًا ومهنيًا على البريد الإلكتروني الموجود أدناه واقترح عقد اجتماع في الساعة 11 صباحًا" عند تيسير اجتماع سريع.

2. يمكن أن يساعدك الذكاء الاصطناعي إذا كنت تتلقى عددًا كبيرًا جدًا من رسائل البريد الإلكتروني

يمكن أن تمتلئ صناديق البريد الإلكتروني بأسئلة من الزملاء وقد تحتاج إلى الإجابة على جميعها. في حين أنه يجب عليك تجنب استخدام الذكاء الاصطناعي لأي محتوى يتطلب الأصالة، فإن استخدام الذكاء الاصطناعي كأداة إضافية عند صياغة الردود يمكن أن يساعد في تخفيف عبء الكتابة.

على سبيل المثال، يمكنك كتابة تعليقاتك في نقاط محددة، ثم تطلب من ChatGPT تحويل تلك النقاط إلى بريد إلكتروني متماسك.

وفي هذا الصدد، يمكن للذكاء الاصطناعي أيضًا مساعدتك في قراءة رسائل البريد الإلكتروني المكررة. في Outlook، يحتوي Copilot على بعض الأدوات للتصفح السريع عبر رسائل البريد الإلكتروني، كما يمكن للعديد من أدوات الذكاء الاصطناعي الأخرى مثل Grammarly وSanebox أيضًا مساعدتك في إدارة صندوق الوارد الخاص بك.

3. يمكن للذكاء الاصطناعي أيضًا تحسين كتابتك

بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تواجه صعوبة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني، فإن أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT يمكن أن تساعدك في استكمال أفكارك ومسوداتك. يمكنك لصق مسودة البريد الإلكتروني الخاص بك وطلب المراجعات، أو تبادل الأفكار حول أفكار إضافية، أو إعادة كتابة البريد الإلكتروني بأسلوب أكثر احترافية.

إن استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي بهذه الطريقة لا يحل محل أفكارك الأصلية، ولكنه يمكن أن يساعدك في تحسينها.

4. لا تستخدم الذكاء الاصطناعي عندما تحتاج إلى الإبداع والتفكير النقدي

غالبًا ما لا يتم استخدام الذكاء الاصطناعي بشكل أفضل عندما تكون هناك حاجة إلى إبداعك وتفكيرك النقدي. يمكن أن يكون لصق رسالة بريد إلكتروني تلقيتها وطلب من ChatGPT كتابة رد مفيدًا للاتصالات البسيطة، ولكن عندما تحتاج إلى تقديم مدخلات ذات معنى حول شيء ما، فإن تركها للذكاء الاصطناعي غالبًا لا يكون خيارًا حكيمًا.

قد يرغب مديرك أو زملاؤك في العمل أو أصدقاؤك في معرفة ما تفكر فيه، وليس ما يفكر فيه ChatGPT. لا يزال الذكاء الاصطناعي مفيدًا كأداة تكميلية، لكنه لا يستطيع أن يحل محل إبداعك.

5. تجنب استخدام الذكاء الاصطناعي إذا لم يكن لديك الوقت لتحرير الناتج

تميل نماذج لغة الذكاء الاصطناعي إلى إنتاج مخرجات طويلة ومتكررة. ما لم تكن محترفًا في كتابة المطالبات أو تقدم الكثير من التفاصيل في مطالباتك للحصول على إخراج أفضل، فيجب عليك تحرير إخراج ChatGPT في معظم الحالات. قال بليز باسكال ذات مرة: "لو كان لدي المزيد من الوقت، لكنت كتبت رسالة أقصر"، وينطبق الشيء نفسه على الكتابة باستخدام الذكاء الاصطناعي.

النسخة القصيرة المكتوبة بواسطة الذكاء الاصطناعي عامة جدًا، حتى لو كانت عبارة عن بريد إلكتروني أساسي لملء الفراغات. إنها تحتاج إلى تحرير كبير لتصبح أكثر أصالة وإيجازًا.

وبالمثل، إذا كانت مؤسستك تستخدم أدوات اختبار الذكاء الاصطناعي أو تحظر استخدام الذكاء الاصطناعي، فقد ترغب في تجنب الذكاء الاصطناعي تمامًا. ومع ذلك، قد يتم التعرف عليك بشكل خاطئ على أنك تستخدم الذكاء الاصطناعي لعدد من الأسباب ، حتى لو لم يكن الأمر كذلك.

6. الذكاء الاصطناعي قد يكون غير محترم

عند استخدام الذكاء الاصطناعي لكتابة رسائل البريد الإلكتروني، فإن ما يستغرق منك ثوانٍ لإنشائه قد يستغرق دقائق حتى يقرأه المتلقي. يمكن أن تساعدك أدوات الذكاء الاصطناعي على الاستفادة من وقتك لإنشاء المزيد من المنتجات، ولكن لا تنسَ احترام وقت الأشخاص الآخرين عند استخدام ChatGPT للكتابة.

فيما يلي قاعدة عامة يجب اتباعها عند التفكير في استخدام الذكاء الاصطناعي للبريد الإلكتروني وغيره من أشكال الاتصال: هل أنت لا تحترم وقت الآخرين عند استخدام الذكاء الاصطناعي؟ من المحتمل أن الذكاء الاصطناعي لا يحترم وقت المتلقي عند كتابة بريد إلكتروني بسيط، أو تحديد الخطوط العريضة، أو استخدام الذكاء الاصطناعي كأداة كتابة تكميلية.