5 أخطاء شائعة عند عمل نسخة احتياطية للبريد الإلكتروني

تبدأ في عمل نسخة احتياطية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بعد الحذف غير المقصود. لكن لسوء الحظ، يرتكب الناس الكثير من الأخطاء في هذه العملية. إذا قمت بعمل نسخة احتياطية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل سطحي أو لم تقم بذلك على الإطلاق، فقد تؤدي هذه الأخطاء إلى تعريض حياتك للخطر.

جدول المحتويات

• 5. الانتظار لفترة طويلة بين عمليات النسخ الاحتياطي
• 4. قم بعمل نسخة احتياطية للمجلدات المحددة فقط
• 3. عدم التحقق مما إذا كانت النسخة الاحتياطية قابلة للاستعادة
• 2. الاعتماد على موقع احتياطي واحد
• 1. لا تقم بتشفير النسخ الاحتياطية

5. الانتظار لفترة طويلة بين عمليات النسخ الاحتياطي

من السهل افتراض أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك آمنة في صندوق الوارد الخاص بك وتؤجل إجراء النسخ الاحتياطي لفترة أطول من اللازم. لكن الأمور قد تسوء في هذه الأثناء. على سبيل المثال، قد يتم حظر حسابك على Google أو حذف رسالة بريد إلكتروني واحدة أو أكثر ومرفقاتها عن طريق الخطأ. في الواقع، يعتقد العديد من الأشخاص أنهم يستطيعون إجراء نسخة احتياطية كل شهر حتى يفقدوا سلسلة رسائل بريد إلكتروني مهمة بالكامل.

لحسن الحظ، يمكنك بسهولة اكتساب عادة عمل نسخة احتياطية لبريدك الإلكتروني يوميًا أو حتى أسبوعيًا. تختلف خطوات إجراء النسخ الاحتياطي وفقًا لمزود البريد الإلكتروني الخاص بك. ومع ذلك، بالنسبة إلى Gmail ، أحد موفري البريد الإلكتروني الأكثر شهرة، يمكنك استخدام Google Takeout لتصدير بياناتك. يمكنك بعد ذلك تخزين البيانات على محرك أقراص ثابت خارجي، أو خدمة سحابية ، أو موقع مماثل آخر يمكنك الوصول إليه بسهولة.

4. قم بعمل نسخة احتياطية للمجلدات المحددة فقط

قد يبدو أن عمل نسخة احتياطية لرسائل البريد الإلكتروني المحددة فقط أو تلك الموجودة في مجلد معين يعد فكرة جيدة، ولكن في بعض الأحيان قد يؤدي هذا إلى نتائج عكسية. من الممكن أن تضيع التفاصيل المهمة في رسائل البريد الإلكتروني في أماكن لا تفكر في عمل نسخة احتياطية لها، مثل العروض الترويجية أو مجلد الرسائل المرسلة.

بالطبع، أنت وحدك من يمكنه تحديد ما يستحق النسخ الاحتياطي له. ولكن هناك قاعدة واحدة يجب عليك اتباعها وهي عمل نسخة احتياطية للبيانات المهمة مرتين (مرة في السحابة ومرة ​​محليًا)، في حين يجب عمل نسخة احتياطية للبيانات غير المهمة مرة واحدة فقط. يمكنك أيضًا اختيار عمل نسخة احتياطية لجميع ملفاتك الكبيرة مرتين، لأن هذه الملفات غالبًا ما تكون الأصعب في الاسترداد في حالة فقدها. ينبغي إعطاء الأولوية للمرفقات مثل العقود والمستندات متعددة الصفحات، على وجه الخصوص، حتى تتمكن من الوصول إليها دائمًا.

3. عدم التحقق مما إذا كانت النسخة الاحتياطية قابلة للاستعادة

عندما تبدأ في عمل نسخة احتياطية لبياناتك، فلن تدرك أن ملفاتك يتم تصديرها بشكل غير صحيح. تفترض أنك قمت بتنزيل الملفات وأنها جاهزة للنسخ الاحتياطي إلى موقع التخزين الخاص بك. لن تدرك أن هناك خطأ ما إلا عندما تحاول استرداد بعض رسائل البريد الإلكتروني الموجودة فيه.

إذا كنت محظوظًا، فقد تتمكن من اكتشاف هذا الخطأ مبكرًا دون فقدان أي بيانات مهمة. لذا، إذا كنت جديدًا في عمل نسخة احتياطية لبريدك الإلكتروني، فتأكد من اختبار ما إذا كان بإمكانك استعادة بياناتك بمرور الوقت. افتح محتويات ملفات النسخ الاحتياطي وتأكد من تحميل كل شيء بشكل صحيح وتمكنك من الوصول إلى جميع بياناتك.

2. الاعتماد على موقع احتياطي واحد

​​​​​​​الاعتماد على طريقة نسخ احتياطي واحدة يمكن أن يكون كارثيًا. فكر في هذا: ماذا ستفعل إذا قمت بتخزين جميع النسخ الاحتياطية على الكمبيوتر المحمول الخاص بك ثم تعطل هذا الكمبيوتر المحمول فجأة أو فقدته؟ هذا هو نوع الموقف الذي لا تريد أن تجد نفسك فيه، خاصة عندما يتعين عليك استرجاع بريد إلكتروني قديم.

حتى مواقع التخزين الأكثر أمانًا يمكن أن تفشل. على سبيل المثال، قد تفشل محركات الأقراص الصلبة، في حين قد تتعرض الخدمات السحابية للاختراق. ولهذا السبب، من الأفضل الاحتفاظ بنسخ احتياطية في عدة أماكن مختلفة على الأقل. من الناحية المثالية، تريد أن يكون أحدهما موقعًا فعليًا والآخر خدمة سحابية. يمكنك أيضًا تطبيق القاعدة 3-2-1، والتي تعني أساسًا:

• قم بعمل 3 نسخ من جميع رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات المهمة بشكل دوري.
• يمكنك اختيار نوعين من مواقع التخزين لتقليل احتمالية فقدان البيانات بسبب فشل الأجهزة أو أي مشكلات في الحساب/الاتصال.
• وأخيرًا، يجب إرسال نسخة من بياناتك إلى موقع فعلي خارج الموقع.

1. لا تقم بتشفير النسخ الاحتياطية

يجب تشفير أي نوع من البيانات التي تقوم بنسخها احتياطيًا لحمايتها من الوصول غير المصرح به. يحب العديد من الأشخاص إبقاء الأمور بسيطة، لذا فقد تركوا نسخ البريد الإلكتروني الاحتياطية الخاصة بهم غير مشفرة لأطول فترة ممكنة. ولكن إذا كنت تتعامل مع معلومات حساسة، فهذا ليس شيئاً يجب عليك تأجيله. قد يبدو هذا بمثابة خطوة غير ضرورية، ولكنها قد تساعد في حماية بياناتك بشكل كبير إذا حاول أي شخص الوصول إلى ملفاتك.

إذا قررت تشفير بياناتك، فتأكد من تخزين مفتاح التشفير في مكان آمن ومنفصل عن النسخ الاحتياطية حتى لا تفقده. تذكر أنه بدون المفتاح، ستكون بياناتك في حكم الضياع.

كان العديد من الأشخاص يعتقدون أنهم لم يحتاجوا أبدًا إلى عمل نسخة احتياطية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم لأنها آمنة في صندوق الوارد الخاص بهم ولم يرغبوا في تعقيد الأمور لأنفسهم. فقط عندما تبدأ في عمل نسخة احتياطية لبريدك الإلكتروني ستدرك أن الأمر ليس صعبًا في الواقع. إن راحة البال التي تأتي من معرفة أنه يمكنك الوصول إلى أي بريد إلكتروني أو مرفق في أي وقت تستحق الجهد المبذول. إذا كنت تؤجل عمل نسخة احتياطية لبريدك الإلكتروني أو أي بيانات أخرى، فتعرف على نصائح النسخ الاحتياطي السريعة هذه لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح.