6 أخطاء يجب تجنبها عند استخدام Gmail في العمل

يعد Gmail حاليًا طريقة شائعة للتواصل والتبادل في العمل اليوم أو في الحياة اليومية. عند استخدام Gmail للعمل، هناك بالتأكيد بعض الأخطاء الأساسية التي يجب عليك تجنبها. فيما يلي بعض الأخطاء التي ترتكبها عند استخدام Gmail في العمل والتي يجب عليك بالتأكيد تجنبها.

إرسال الملفات الحساسة غير مشفرة

لا يزال من الأفضل تشفير مرفقات البريد الإلكتروني يدويًا إذا كانت تحتوي على معلومات حساسة أو سرية. يمكنك ببساطة ضغط هذه الملفات باستخدام تطبيقات مثل WinZip. يمكنك بعد ذلك إرسال كلمة المرور الخاصة بملف ZIP إلى المستلم حتى يتمكن من فتحه.

انقر فوق "الرد على الكل" لإرسال بريد إلكتروني جماعي

عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا على مستوى الشركة، سترى عددًا كبيرًا من عناوين البريد الإلكتروني في حقل النسخة الكربونية. إذا كنت تريد الرد على بريد الشركة الإلكتروني، فيجب عليك أن تكون حذرًا للغاية لأنه إذا ضغطت على زر الرد على الكل، فسوف يتم نسخ جميع الأشخاص الموجودين في القائمة.

استخدم بريد الشركة الإلكتروني للاستخدام الشخصي

لا تستخدم بريدك الإلكتروني الخاص بالشركة أبدًا لأغراض شخصية، حتى لو كان ذلك بينك وبين زميل آخر. أفضل شيء يمكنك فعله هو التحدث مع الشخص بشكل خاص أو استخدام جهازك وتطبيق مراسلة مشفر من البداية إلى النهاية.

لا تستخدم وظيفة BCC

هناك نوعان من وظائف CC والنوع الذي يجب عليك استخدامه أكثر هو BCC. تتيح لك وظيفة BCC إرسال بريد إلكتروني إلى أشخاص متعددين دون أن يرى المستلمون الأشخاص الآخرين في القائمة.

إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني جماعية إلى العملاء، فيجب عليك بالتأكيد إرسال نسخة مخفية لهذا البريد الإلكتروني.

فهم سياسات إدارة البريد الإلكتروني للشركة

تحتوي بعض الشركات على سطر إضافي لسياسة إدارة البريد الإلكتروني مطبوعًا بخط صغير في أسفل كل بريد إلكتروني ترسله من حساب شركتك. هذه هي السياسة القانونية للشركة فيما يتعلق بالبريد الإلكتروني والتي يجب عليك اتباعها وتنص أيضًا على أن محتوى البريد الإلكتروني هو ملكية الشركة. يرجى قراءة محتوى الإدارة بعناية ومتابعته لتجنب الانتهاكات.