6 ميزات مفيدة في Microsoft Office لا يعرفها سوى عدد قليل من الأشخاص

يحتوي Microsoft Office على الكثير من الميزات، ولكن معظم الأشخاص لا يدركون إلا الجزء السطحي منها. حتى بعد مرور عقد من الاستخدام، لا يزال الأشخاص يجدون كنوزًا مخفية تعمل على تحسين إنتاجيتهم وسير العمل لديهم بشكل كبير.

جدول المحتويات

• 1. الإملاء والنسخ
• 2. بحث مايكروسوفت
• 3. صندوق الوارد المُركّز في Outlook
• 4. خطوات سريعة في Outlook
• 5. مقارنة المستندات في Word
• 6. حل المسائل الرياضية في OneNote

1. الإملاء والنسخ

هل تريد طريقة أسرع لتدوين أفكارك على الورق؟ تتيح لك ميزة الإملاء في Microsoft Word تحويل الكلام إلى نص. للبدء، انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، وانقر فوق إملاء ، ومنح الميكروفون الأذونات اللازمة.

الآن يمكنك البدء في التحدث وترك Microsoft Office يتولى مهمة الكتابة. تعتمد الدقة بشكل كبير على لهجتك وسرعة حديثك. يمكنك أيضًا تكوين إعدادات الإملاء لتمكين علامات الترقيم التلقائية وتصفية العبارات الحساسة.

إذا كنت بحاجة إلى أكثر من مجرد الإملاء في الوقت الفعلي، فيمكنك استخدام ميزة النسخ في Word وOneNote للتركيز على الاستماع بدلاً من تدوين الملاحظات. تعمل هذه الميزة على تحويل الكلام إلى نصوص مكتوبة تحتوي على معلومات المتحدث، وطوابع الوقت، والقدرة على تحرير الأقسام أو إدراجها في المستند. يمكنك تسجيل أو تحميل ملفات صوتية مسجلة مسبقًا لنسخها.

2. بحث مايكروسوفت

لا تعد وظيفة البحث في تطبيقات Microsoft Office مثل Word وExcel أداة بحث مساعدة فحسب، بل تعمل أيضًا كميزة تحويل النص إلى أمر، مما يسمح لك بتطبيق إجراءات محددة بسرعة دون الحاجة إلى التمرير عبر الشريط. على سبيل المثال، لإدراج جدول، انقر فوق شريط البحث، واكتب إدراج جدول ، وأخيرًا انقر فوق إضافة جدول .

وبنفس الطريقة، يمكنك إضافة أو إزالة الأعمدة والمخططات والعلامات المائية والمزيد إلى مستندك دون الحاجة إلى التنقل يدويًا عبر الشريط. في Excel، يمكنك استخدام وظيفة البحث للعثور على الصيغ أو فرز البيانات أو تطبيق خيارات التنسيق.

3. صندوق الوارد المُركّز في Outlook

يُعد "صندوق الوارد المُركز" في Outlook ميزة إنتاجية تساعدك على البقاء منظمًا من خلال تنظيم بريدك الإلكتروني تلقائيًا. عند تمكين هذه الميزة، فإنها ترسل الرسائل المهمة إلى علامة التبويب "المُركزة" بينما تعيد توجيه الرسائل الأقل أهمية — مثل النشرات الإخبارية والعروض الترويجية — إلى علامة التبويب "أخرى"، مما يساعد على تقليل التشتيت.

يمكنك تشغيل البريد الوارد المركّز في إعدادات Outlook. افتح Outlook، وحدد "البريد الوارد" ، ثم افتح علامة التبويب "عرض" . ثم انقر فوق عرض الإعدادات في الزاوية اليسرى العليا.

في علامة التبويب "التخطيط" ، حدد فرز الرسائل إلى "مُركزة" و"أخرى" لتمكين "البريد الوارد المُركز".

يستخدم تطبيق Focused Inbox التصفية لتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني استنادًا إلى تفاعلاتك السابقة مع جهات الاتصال والمرسلين المهمين. ومع ذلك، يمكنك أيضًا نقل رسائل البريد الإلكتروني يدويًا إلى علامة التبويب "المُركّزة". حدد البريد الإلكتروني الذي تريد نقله وانقر عليه بزر الماوس الأيمن، ثم حدد نقل ، ثم حدد مركّز أو آخر ، وذلك وفقًا للمكان الذي تريد إرسال البريد الإلكتروني إليه.

4. خطوات سريعة في Outlook

تساعدك الخطوات السريعة في Outlook على إدارة البريد الإلكتروني بشكل أسرع من خلال تطبيق إجراءات متعددة بنقرة واحدة فقط. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء خطوة سريعة لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني من مرسل محدد إلى قائد فريقك ونقلها إلى مجلد في الوقت نفسه. يمكنك أيضًا إعداد اختصارات لوحة المفاتيح للوصول بشكل أسرع.

يمكنك إعداد الخطوات السريعة في إعدادات Outlook باستخدام إجراءات محددة مسبقًا أو تخصيصها لتناسب احتياجاتك. يمكنك أيضًا إنشاء خطوات سريعة مخصصة لمهام مثل حفظ رسائل البريد الإلكتروني كقوالب لإعادة استخدامها بسهولة.

5. مقارنة المستندات في Word

تجعل Microsoft من السهل مقارنة مستندين في Word، على الرغم من أن هذه الميزة متوفرة فقط في إصدار سطح المكتب. تتيح لك هذه الميزة مراجعة التغييرات وتحديد الاختلافات ورصد أي مشكلات قبل الانتهاء من مستندك.

لمقارنة المستندات في Word، انتقل إلى علامة التبويب "مراجعة "، وانقر فوق "مقارنة "، ثم حدد "مقارنة المستندات" . في مربع الحوار مقارنة المستندات، قم بتحميل المستندات الأصلية والمنقحة من محرك الأقراص المحلي لديك، ثم انقر فوق موافق للمتابعة.

سيقوم Word بعد ذلك بدمج المستندين وعرض الاختلافات كتعليقات في اللوحة الجانبية. إذا كنت راضيًا عن تعديلاتك، فيمكنك دمجها في المستند الأصلي.

لدمج المستند، في علامة التبويب "مراجعة" ، انقر فوق القائمة المنسدلة "قبول" ، ثم حدد "قبول جميع التغييرات" .

6. حل المسائل الرياضية في OneNote

يعد OneNote تطبيقًا رائعًا لتدوين الملاحظات لأسباب عديدة. إذا كنت طالبًا، فيمكن أن يساعدك هذا التطبيق أيضًا في حل مسائل الرياضيات أو إجراء العمليات الحسابية بسرعة.

لرؤية قدرات OneNote في حل المسائل الرياضية أثناء العمل، اكتب تعبيرك الرياضي أو معادلتك بدون مسافات، متبوعًا بعلامة يساوي للحصول على الإجابة. على سبيل المثال، اكتب (25+75)/2= واضغط على Enter لرؤية النتيجة.

يمكن لبرنامج OneNote التعامل مع العمليات الحسابية الأساسية والجبر وحتى بعض المعادلات الأكثر تعقيدًا. إذا كان لديك حساب Microsoft Work أو School، فيمكنك أيضًا الوصول إلى ميزة Math Assistant لإجراء حسابات أكثر تقدمًا.