كيفية استخدام الخطوات السريعة في Microsoft Outlook

Microsoft Outlook هو تطبيق البريد الإلكتروني المفضل للجميع. سهل الاستخدام، ويحتوي على العديد من الميزات التي تعمل على تعزيز الإنتاجية والتي تُستخدم عادةً في البيئات المؤسسية. غالبًا ما تقوم بتنفيذ إجراءات متكررة طوال اليوم في Outlook.

لحسن الحظ، قامت Microsoft بتضمين ميزة إنتاجية مفيدة تسمى "الخطوات السريعة" للمساعدة في أتمتة سلسلة من الخطوات. واصل القراءة لمعرفة ما هي الخطوات السريعة وكيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة منها للعمل بكفاءة أكبر في Outlook.

ما هي الخطوات السريعة في Microsoft Outlook؟

الخطوات السريعة هي ميزة إنتاجية سهلة الاستخدام مضمنة في Outlook 2013 والإصدارات الأحدث. تتيح لك هذه الميزة أتمتة سلسلة من الإجراءات المتكررة بسرعة. إن أتمتة هذه المهام لها فائدة إضافية تتمثل في تسهيل إدارة صناديق البريد المتعددة في وقت واحد، مع توفير الكثير من الوقت كل يوم.

يمكنك استخدام الخطوات السريعة في مواقف مختلفة. يمكن أن تكون إحدى حالات الاستخدام اليومية هي نقل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلد معين وفي نفس الوقت إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى زميل ووضع علامة عليه باعتباره مهمًا بنقرة واحدة فقط.

بشكل افتراضي، يوفر لك Microsoft Outlook بعض الإجراءات السريعة المستخدمة بشكل شائع. يمكنك استخدامها كما هي أو تخصيص الخطوات السريعة الافتراضية لتناسب احتياجاتك. إذا لم يكن ذلك كافيًا، فيمكنك إنشاء خطوة سريعة مخصصة لتحسين سير العمل الروتيني لديك.

استخدام الخطوات السريعة الافتراضية في Microsoft Outlook

في Microsoft Outlook، يمكنك بسهولة استخدام الخطوات السريعة الافتراضية أثناء التنقل. هناك أربع خطوات سريعة محددة مسبقًا في Outlook (كجزء من Office 365): نقل إلى، إلى المدير، بريد إلكتروني للفريق ، والرد والحذف .

سوف تحتاج إلى تكوين هذه العناصر باستخدام عناوين البريد الإلكتروني الصحيحة للمستلمين والمجلدات المفضلة قبل أن تتمكن من استخدامها لأول مرة. لاستخدام "نقل إلى" ، اتبع الخطوات التالية:

• من علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، انقر فوق نقل إلى من قسم الخطوات السريعة .

• في مربع حوار الإعداد لأول مرة ، حدد المجلد الذي تريد نقل البريد الإلكتروني إليه وأعد تسمية الخطوة السريعة إذا لزم الأمر.
• انقر فوق حفظ وستكون جاهزًا لنقل رسائل البريد الإلكتروني بسرعة.
• حدد البريد الإلكتروني الذي تريد نقله إلى مجلد آخر وانقر فوق الخطوة السريعة المحفوظة من علامة التبويب الصفحة الرئيسية . سيقوم Outlook بنقل البريد الإلكتروني مباشرةً إلى المجلد الذي تم تكوينه.

يمكنك تكوين خطوات سريعة افتراضية أخرى بطريقة مماثلة. قد تكون مهتمًا أيضًا بمعرفة كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Microsoft Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك .

كيفية إنشاء خطوة سريعة مخصصة في Microsoft Outlook

إذا وجدت أن الخطوات السريعة الافتراضية لا تتناسب مع سير عملك، فيمكنك بسهولة إنشاء خطوة سريعة مخصصة. يمكن أن يكون ذلك إجراءً بسيطًا، مثل حذف بريد إلكتروني أو إعادة توجيهه، أو سلسلة من الإجراءات، مثل إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى زميل ثم نقله إلى مجلد مخصص.

بمجرد الإعداد، يمكنك أتمتة هذه المهام الصعبة بنقرة واحدة فقط. سيؤدي هذا المثال إلى إنشاء خطوة سريعة مخصصة في Microsoft Outlook:

• نقل البريد الإلكتروني إلى مجلد آخر
• وضع علامة على البريد الإلكتروني كغير مقروء
• إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى زميل
• وضع علامة على البريد الإلكتروني باعتباره مهمًا

هنا كيفية إعداده:

• حدد خيار إنشاء جديد من مجموعة علامات التبويب "الخطوات السريعة" في الصفحة الرئيسية .

• قم بتسمية خطوتك السريعة في حقل الاسم (على سبيل المثال، سوف نسميها Demo ).
• من القائمة المنسدلة الموجودة في قسم الإجراءات ، حدد أولاً نقل إلى المجلد وحدد المجلد الوجهة.
• انقر فوق زر إضافة إجراء وحدد وضع علامة كغير مقروءة .
• مرة أخرى، انقر فوق إضافة إجراء لإعداد إعادة توجيه البريد الإلكتروني وحدد إعادة توجيه .
• في الحقل "إلى…" ، أدخل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إعادة توجيه البريد الإلكتروني إليه، أو حدد عنوانًا من دفتر العناوين لديك.

• وأخيرًا، انقر فوق إضافة إجراء لوضعه في حالة العلم.
• اختياريًا، يمكنك أيضًا تعيين مفتاح الاختصار من القائمة المنسدلة.
• عندما تكون جاهزًا، انقر فوق "إنهاء" .
• بإمكانك استخدام الخطوة السريعة المخصصة من قسم الخطوات السريعة أو اختصار تم تكوينه.

تُعد الخطوات السريعة في Microsoft Outlook بمثابة شهادة على سمعة Outlook باعتباره تطبيق بريد إلكتروني احترافي يجعل المهام اليومية سهلة. إذا كنت تفكر في التبديل إلى Microsoft Outlook، فقد تفاجأ بسرور بالميزات التي توفرها تطبيقات البريد الإلكتروني الأخرى.