كيفية تتبع التسجيلات باستخدام جداول بيانات Google

مع ظهور برامج ونماذج الأعمال القائمة على الاشتراك، من المهم أن يكون لديك نظام لإدارة وتتبع الخدمات التي تدفع مقابلها. لحسن الحظ، تُعد جداول بيانات Google الأداة الوحيدة التي تحتاجها لتسجيل هذه الاشتراكات وإدارتها.

لماذا تستخدم جداول بيانات Google لتتبع التسجيلات؟

هناك عدد من الطرق لتتبع اشتراكاتك الشهرية، بما في ذلك متاجر تطبيقات الهاتف المحمول (Google Play أو App Store) وتطبيقات تتبع الاشتراكات المدفوعة. ومع ذلك، لا تستطيع متاجر التطبيقات سوى تتبع المدفوعات التي تتم داخل المنصة، وغالبًا ما تكون تطبيقات التتبع المدفوعة مجرد اشتراك آخر في فاتورتك الشهرية.

على النقيض من ذلك، فإن Google Sheets مجاني تمامًا، وخفيف الوزن، وقابل للتوسعة، ومتعدد الأنظمة الأساسية. كما أنه سهل الاستخدام ويدعم الصيغ والمرشحات والتنسيق الشرطي لتجميع التكاليف وتسليط الضوء على التجديدات القادمة وفرز الاشتراكات حسب الفئة. إنه يدعم التعاون، مما قد يكون مفيدًا للأزواج وأفراد الأسرة، ويمكن مشاركة جداول البيانات بسهولة أو تصديرها في مجموعة متنوعة من التنسيقات.

نصيحة : بالإضافة إلى تتبع الاشتراكات، يمكن لـ Google Sheets أيضًا تسجيل النفقات الشهرية . يمكنك إضافة تكلفة اشتراكك إلى التكلفة الشهرية.

كيفية إعداد متتبع التسجيل في جداول بيانات Google

إن إنشاء متتبع الاشتراكات ليس بالأمر السهل مثل تثبيت تطبيق واستيراد اشتراكاتك الحالية. يستغرق هذا الأمر وقتًا طويلاً، خاصةً إذا لم تكن تستخدم قالبًا.

لهذا السبب، أنشأت المقالة جدول بيانات لتتبع الاشتراك مع عناوين أعمدة لاسم الاشتراك، وفئة الاشتراك، وتكرار الفوترة والمبلغ المدفوع، وتاريخ الاشتراك، والتكلفة الشهرية، والتكلفة السنوية، وتكلفة مدى الحياة، والإجراء الذي يجب اتخاذه (على سبيل المثال، الإلغاء أو التجديد).

تحتوي أعمدة الفئة والتردد على حقول منسدلة لمعلومات التسجيل. تقوم الصيغ المستندة إلى تكرار الفواتير والمبلغ وتاريخ البدء بحساب التكاليف الشهرية والسنوية ومدى الحياة للاشتراكات تلقائيًا.

الصيغة لحساب التكاليف الشهرية هي كما يلي:

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

تعتمد الرسوم الشهرية على تردد الاشتراك المحدد. يتم تقسيم المبلغ المدفوع على 12، أو ضربه في 4، أو إدخاله كمبلغ كامل في الخلية.

بالنسبة للتكلفة السنوية للاشتراك، اضرب التكلفة الشهرية في 12. لحساب تكلفة الاشتراك مدى الحياة، استخدم الصيغة للعثور على عدد الأسابيع أو الأشهر أو السنوات منذ دفعتك الأولى واضربها في المبلغ المدفوع:

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

العمود الأخير، الإجراء ، هو المكان الذي يمكنك فيه تحديد ما إذا كنت ترغب في تجديد اشتراكك أو إلغائه أو حتى ترقيته.

احصل على أقصى استفادة من متتبع اشتراكك

إذا كان لديك عدد قليل من الاشتراكات التي تريد تعقبها وكل ما تحتاجه هو مكان لتنظيمها ورؤيتها جميعًا مرة واحدة، فسيعمل القالب أعلاه بشكل جيد. ولكن للحصول على أقصى استفادة من متتبع الاشتراك، ستحتاج إلى ميزات متقدمة في Google Sheets مثل التنسيق الشرطي وجداول البيانات المحورية.

التنسيق الشرطي

يمكن استخدام التنسيق الشرطي لتسليط الضوء على الاشتراكات التي توشك على الانتهاء. لتتبع التسجيلات القادمة، أضف عمودين إضافيين إلى جدول البيانات: تاريخ الاستحقاق التالي والأيام المتبقية للتنفيذ . "أيام العمل" عبارة عن عمود محسوب يطرح تلقائيًا التاريخ الحالي من تاريخ التجديد باستخدام الصيغة أدناه:

=IF(E2="","", E2-TODAY())

بمجرد إعداد هذه الأعمدة، يمكنك تطبيق التنسيق الشرطي لتسليط الضوء على الاشتراكات المستحقة خلال أقل من شهر.

لتطبيق التنسيق الشرطي على جدول بيانات، انتقل إلى تنسيق > التنسيق الشرطي . أدخل نطاق الخلايا التي تريد تنسيقها في مربع النص "تطبيق على النطاق" . ضمن قواعد التنسيق ، انقر فوق المربع المنسدل الأول ( تنسيق الخلايا إذا... ) وحدد الصيغة المخصصة .

بعد ذلك، أدخل الصيغة التالية في حقل القيمة أو الصيغة:

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <=>

تتحقق الصيغة أعلاه مما إذا كان عمود "أيام العمل" يحتوي على رقم وما إذا كان هذا الرقم أقل من أو يساوي 28 . يمكنك إنشاء قاعدة تنسيق أخرى للتحقق مما إذا كان عدد الأيام التي تم فيها تنفيذ إجراء معين أقل من أو يساوي أسبوعًا واحدًا.

ملاحظة : استخدم لون تعبئة مختلفًا لعناوين الأعمدة التي تحتوي على صيغ. وهذا يعني أنه لا يتم تحريرها يدويًا.

أصبحت لديك طريقة سريعة وسهلة لإدارة اشتراكات الخدمة الخاصة بك في جداول بيانات Google. للتحدي، حاول استخدام Apps Script لإعداد تذكير بريد إلكتروني تلقائي. يمكنك أن تطلب من Gemini إنشاء رمز وإضافته إلى جدول البيانات الخاص بك وتكوين مشغل لتشغيله عندما يحين موعد تجديدك خلال عدد محدد من الأيام. بالإضافة إلى ذلك، فكر في إلغاء الاشتراكات التي لم تعد توفر نفس القيمة كما كانت من قبل.