جدولة نسخ احتياطية موثوقة لمساحة عمل ONLYOFFICE

بالنسبة لبوابة ONLYOFFICE Workspace المُستضافة ذاتيًا، فعّل النسخ المُجدولة في لوحة التحكم ضمن الإعدادات العامة > النسخ الاحتياطي > النسخ الاحتياطي التلقائي ، ثم اختر وجهة، وحدد جدولًا زمنيًا وفترة احتفاظ، ثم احفظ التغييرات. يستخدم ONLYOFFICE Workspace Cloud عنصر تحكم مشابهًا في الإعدادات > إدارة البيانات > النسخ الاحتياطي ، ولكن النسخ الاحتياطي التلقائي مُتاح فقط في الخطط التي تتضمنه. يُعد الجدول الزمني المحفوظ مجرد بداية: تأكد من وصول الأرشيف إلى وجهته، واحتفظ بنسخة استرداد منفصلة عن البوابة.

يركز هذا الدليل على ميزة النسخ الاحتياطي التلقائي المدمجة في برنامج ONLYOFFICE Workspace. قد تختلف مسميات القوائم والوجهات المتاحة حسب النشر والتكاملات المتصلة. للاطلاع على خطوات المنتج الحالية، راجع تعليمات النسخ الاحتياطي والاستعادة في لوحة تحكم ONLYOFFICE .

قبل تشغيل النسخ الاحتياطي التلقائي

النسخة الاحتياطية هي أرشيف قابل للاستعادة لبيانات البوابة. في لوحة التحكم المُستضافة ذاتيًا، قد يحتاج خادم البريد إلى إعدادات وصول إضافية لملفات البريد؛ راجع تعليمات ONLYOFFICE الخاصة بنسخ بيانات البريد احتياطيًا والمُخصصة لبيئة النشر الخاصة بك. يُشير إجراء البريد المذكور صراحةً إلى أنه لا ينطبق على نظام Windows. يُحدد الاحتفاظ عدد نسخ النسخ الاحتياطية التي يحتفظ بها النظام قبل حذف النسخ القديمة. اختر الإعدادات مع مراعاة كلٍ من الاستعادة وسعة التخزين.

• تحقق من إصدارك وصلاحيات الوصول. بالنسبة لتثبيت الخادم، سجّل الدخول باستخدام حساب مسؤول وتأكد من إمكانية فتح لوحة التحكم. في الإصدار السحابي، تأكد من أن خطة التسعير الخاصة بك تتضمن النسخ الاحتياطي التلقائي.
• قم بإعداد وجهة. تدعم لوحة التحكم وحدة المستندات ووحدات التخزين الخارجية المتصلة بها، بما في ذلك خدمات مثل Google Drive وWebDAV. يجب ربط حساب الطرف الثالث ومشاركته ووضعه في مجلد "المستندات المشتركة" قبل تحديده. التخزين المؤقت مخصص للنسخ الاحتياطي اليدوي وليس وجهة للنسخ الاحتياطي التلقائي.
• حدد ما إذا كان البريد الإلكتروني يجب أن يُحفظ في الأرشيف. اختر "تضمين البريد الإلكتروني في النسخة الاحتياطية" عندما يكون من الضروري استعادة بيانات البريد الإلكتروني الخاصة بالبوابة. يُحذر برنامج ONLYOFFICE من أنه في حال استبعاد البريد الإلكتروني، ستُفقد هذه البيانات بعد الاستعادة، وسيتعين إعادة ربط حسابات البريد الإلكتروني.
• خطط لحماية البيانات الحساسة. تشير ONLYOFFICE إلى أنه عند تفعيل التشفير، يحتوي أرشيف النسخ الاحتياطي المُنشأ حديثًا على ملفات غير مشفرة؛ وتُعاد تشفير الملفات على القرص بعد الاستعادة. قيّد الوصول إلى وجهة الأرشيف واحمِ أي أرشيف تم تنزيله.

حدد الوجهة والجدول الزمني

1. افتح صفحة النسخ الاحتياطي. في بوابة الاستضافة الذاتية، سجّل الدخول، وافتح لوحة التحكم، ثم اختر الإعدادات العامة > النسخ الاحتياطي . في Workspace Cloud، افتح الإعدادات، وحدد إدارة البيانات ، ثم النسخ الاحتياطي . تجد شرحًا لخيارات التنقل في السحابة في دليل النسخ الاحتياطي والاستعادة السحابي الرسمي .
2. فعّل النسخ الاحتياطي التلقائي. شغّل عنصر التحكم في قسم النسخ الاحتياطي التلقائي. إذا كان الخيار غير موجود أو معطلاً، فتحقق من خطة السحابة الخاصة بك أو تأكد من أنك في لوحة تحكم مساحة العمل وليس في إعدادات منتج آخر من منتجات ONLYOFFICE.
3. اختر مكان تخزين النسخ. حدد وجهة متصلة من خيارات التخزين المتاحة. إذا كنت تستخدم خدمة خارجية، فتأكد أولاً من اتصالها بـ "المستندات" وتوفرها في "المستندات المشتركة". لا يوفر النسخ الاحتياطي التلقائي مساحة تخزين مؤقتة.
4. اختر تغطية البريد. حدد "تضمين البريد في النسخة الاحتياطية" إذا كنت ترغب في تضمين بيانات البريد. سيؤدي ترك المربع فارغًا إلى تغيير البيانات التي يمكن استعادتها، لذا سجّل هذا القرار لأي شخص مسؤول عن استعادة البوابة.
5. حدد التكرار والوقت. اختر يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، وأدخل الوقت المناسب، ويوم الأسبوع، أو يوم الشهر. جدوِل النسخ الاحتياطية خلال فترة انخفاض نشاط البوابة الإلكترونية إذا كان ذلك مناسبًا لفريقك، واختر منطقة زمنية يفهمها مديرو النظام. توضح الوثائق خيارات الجدولة هذه، لكنها لا تحدد وقتًا مثاليًا واحدًا.
6. حدد الحد الأقصى لعدد النسخ واحفظه. اختر قيمة الاحتفاظ من 1 إلى 30، ثم انقر على "حفظ" . عند الوصول إلى الحد الأقصى، تُحذف النسخ القديمة تلقائيًا، لذا قد يؤدي تحديد حد منخفض جدًا إلى ترك عدد أقل من نقاط الاستعادة مما تتطلبه سياستك.

اختر حلول التخزين والاحتفاظ التي تدعم الاستعادة

يُعدّ حفظ الأرشيفات داخل وحدة تخزين المستندات الخاصة بالبوابة أمرًا بسيطًا، ولكنه يستهلك مساحة تخزين البوابة. كما قد يُعرّض الأرشيف لنفس مشكلة انقطاع الخدمة أو فقدان البيانات التي قد تُصيب البوابة. ولضمان استعادة البيانات بشكل أفضل، يُنصح باستخدام وجهة تخزين خارجية متصلة يمكن لفريقك الوصول إليها بشكل مستقل، مع مراعاة قواعد الأمان والاحتفاظ بالبيانات الخاصة بمؤسستك. هذه توصية تشغيلية، وليست ضمانًا بأن أي مزود خدمة مُحدد يُناسب جميع عمليات النشر.

يُقاس الاحتفاظ بالبيانات بعدد النسخ، وليس بفترة زمنية. على سبيل المثال، يمنحك الاحتفاظ بأربع نسخ أسبوعية أربع نقاط استعادة مُجدولة؛ لكنه لا يضمن الاحتفاظ بسجل كامل لشهر كامل في حال تغيير الجدول الزمني أو فشل عملية النسخ. لذا، يُنصح بتقدير حجم الأرشيف وسعة التخزين المتاحة قبل اختيار الحد الأقصى. تشير وثائق لوحة التحكم إلى إمكانية ضبط الحد الأقصى من نسخة واحدة إلى 30 نسخة؛ لكنها لا تضمن حجمًا محددًا للأرشيف أو وقت اكتمال محدد.

تحقق من النسخة الاحتياطية الأولى وتجنب الأخطاء الشائعة

بعد الحفظ، ارجع إلى قسم النسخ الاحتياطي التلقائي وتأكد من بقاء الميزة مُفعّلة وأن الوجهة، واختيار البريد، والجدول الزمني، والحد الأقصى لعدد النسخ تتطابق مع خطتك. ثم افحص الوجهة المُحددة بعد أول عملية نسخ مُجدولة. يُشير دليل لوحة التحكم إلى أن النسخ الاحتياطية المُكتملة تُخزّن .tar.gzكملفات، باسمٍ على النحو التالي portal-name_date_time.tar.gz: . لا يُعد ظهور جدول زمني على الشاشة دليلاً كافياً على إنشاء أرشيف.

في حال عدم وجود الملف، تحقق مما إذا كانت وحدة التخزين المختارة لا تزال متصلة وقابلة للكتابة، وما إذا كان الوقت المحدد التالي قد انقضى، وما إذا كان قد تم حفظ الأرشيف في مجلد مختلف. لا تحاول "إصلاح" هذه المشكلة عن طريق خفض الصلاحيات بشكل عام أو تخزين بيانات الاعتماد في موقع مكشوف؛ استخدم إعدادات الاتصال المدعومة من الخدمة وصلاحيات المسؤول.

لضمان موثوقية أعلى، يُنصح بإجراء اختبار استعادة مُتحكم به باستخدام إجراء الاستعادة الرسمي في بيئة اختبار مناسبة، بدلاً من الكتابة فوق بوابة مباشرة. لا تُعدّ النسخة الاحتياطية ذات قيمة عملية إلا إذا تمكّن فريقك من تحديد موقعها واستعادة البيانات المطلوبة. يُرجى أيضًا ملاحظة قيدين في دليل لوحة التحكم: بيانات الترخيص غير مُضمنة، لذا يجب إعادة تحميل ملف الترخيص بعد الاستعادة؛ وتتطلب النسخة الاحتياطية للبريد الإلكتروني تكوين خادم البريد الموثق وإمكانية الوصول إليه عندما يكون هذا المكون خارجيًا عن البوابة.

التحقق النهائي: تم تفعيل الميزة، ويمكن الوصول إلى الوجهة، واختيار البريد الإلكتروني مدروس، وتم حفظ الجدول الزمني وفترة الاحتفاظ، ويظهر الأرشيف المُنشأ حديثًا في الوجهة. احتفظ بنسخة استرداد واحدة على الأقل خارج وحدة التخزين الرئيسية للبوابة عندما تتطلب خطة الاسترداد الخاصة بك الحماية من حادثة على مستوى البوابة.