كيفية الفرز في إكسل

على الرغم من أن معظم المؤسسات تقوم بجمع البيانات للمساعدة في اتخاذ القرارات، إلا أنها غالبًا ما تنتهي في برنامج Excel بتنسيق غير منظم. على هذا النحو، قد يكون من الصعب فهم العلاقات والأنماط والاتجاهات داخل البيانات.

لحسن الحظ، يمكنك القيام بأشياء مختلفة مثل إضافة الجداول وتقريب الخلايا في Excel ، ولكن كيف يمكنك فرز البيانات؟ أنت في المكان الصحيح إذا لم تستخدم Excel لهذا الغرض من قبل. تشرح هذه المقالة كيفية فرز البيانات في Excel، سواء في مجموعة أو جدول بيانات بأكمله. 

ما يجب معرفته حول فرز البيانات في Excel

يتطلب فرز البيانات بنجاح في Excel إعداد جدول البيانات بطرق مختلفة. أولاً، يجب عليك إزالة الخلايا الفارغة لأن برنامج Excel سيقوم بفرزها، مما يؤثر على الإجماليات والعناصر المصاغة الأخرى.

بعد ذلك، يجب أن تكون البيانات الموجودة في الأعمدة من نفس النوع. على سبيل المثال، إذا كان العمود يتضمن تواريخ، فلا يجب أن يكون هناك أي شكل آخر من البيانات مثل النص أو الأرقام في نطاق الخلايا، وإلا ستفشل عملية الفرز.

قد ترغب أيضًا في التحقق من التكرارات وإزالتها في Excel قبل فرز أي خلايا أو أعمدة للتأكد من عدم حدوث أي خطأ بعد الفرز.

أخيرًا، من الضروري أن يكون لديك نسخة احتياطية للبيانات في حالة حدوث خطأ ما أثناء العملية. 

فرز البيانات أبجديا في Excel

إذا كان لديك عمود بسيط وتحتاج إلى فرزه أبجديًا، فيمكنك تحديد الخلايا واختيار خيارات الفرز الخاصة بك. ومع ذلك، يقوم Excel بفرز الخلايا المختارة فقط، مما قد يؤدي إلى إفساد جدول بيانات بأكمله.

إذا كان الخيار أعلاه يناسبك، فهذا رائع. إذا لم يحدث ذلك، فلديك خياران:

• بالنسبة لجداول البيانات التي تحتوي على فواصل بين الصفوف أو عدة رؤوس في عمود واحد ، حدد خلايا الأعمدة التي تريد فرزها (داخل العمود المختار)، بما في ذلك جميع الصفوف المرتبطة، ثم اختر خيارات الفرز.
  
• بالنسبة لجداول البيانات الكبيرة التي لا تحتوي على فجوات بين الصفوف ، يمكنك تحديد جدول البيانات بالكامل (يكون ذلك مفيدًا عند تضمين الرؤوس)، وتحديد العمود المراد فرزه، ثم اختيار خيارات الفرز.
  

يقوم كلا خياري الفرز في Excel أعلاه بنقل جميع بيانات الصف إلى جانب بيانات الأعمدة التي تم فرزها للحفاظ على جميع الارتباطات في مكانها. وإليك كيفية القيام بالأمرين معًا.

كيفية فرز قسم من البيانات أبجديا في إكسيل

1. لفرز عمود داخل قسم، قم بتمييز كافة الصفوف والأعمدة التي تتضمن بيانات العمود التي تريد فرزها. لا تحدد أي رؤوس.
2. حدد علامة التبويب "البيانات"  في شريط القوائم لفتح الشريط ذي الصلة الموجود أسفلها.
3. اختر فرز  لفتح قائمة حوار الفرز. لا تستخدم "AZ" أو "ZA" لأنهما يستخدمان الخيارات المحددة حاليًا من قائمة "الفرز"  ، الأمر الذي قد يؤدي إلى إفساد كل شيء.
4. قم بإلغاء تحديد مربع بياناتي تحتوي على رؤوس إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل.
5. اختر عمود الفرز من القائمة المنسدلة "العمود"  .
6. اختر قيم الخلية من القائمة المنسدلة "فرز حسب"  .
7. انقر فوق A إلى Z أو Z إلى A  كطريقة الفرز من القائمة المنسدلة "Order". سيتم فرز الخلايا التي تحتوي على حروف وأرقام بناءً على الترتيب من اليسار إلى اليمين.
8. انقر فوق "موافق"  لحفظ إعدادات الفرز الخاصة بك.
9. سيعرض Excel الآن النتائج التي تم فرزها أبجديًا. يتحرك صف البيانات الخاص بكل عمود أيضًا مع الخلايا التي تم فرزها.

كيفية فرز عمود من البيانات أبجديا في إكسيل

على عكس فرز قسم من البيانات، يتطلب فرز عمود تحديد جدول البيانات بأكمله. إذا قمت بتحديد العمود، فسيتم نقل البيانات فقط، مما يؤدي إلى تشويش جدول البيانات بأكمله. إذا كان لديك أكثر من رأس واحد في عمود، فيجب عليك استخدام العملية المذكورة أعلاه لفرز الأقسام. بمجرد تحديد الورقة بأكملها، يمكنك اختيار العمود الذي تريد فرزه وجميع خيارات الفرز الأخرى باستخدام الخطوات أدناه.

1. افتح جدول البيانات الخاص بك وانقر فوق الزر "تحديد الكل"  في الزاوية العلوية اليسرى من الورقة أسفل "مربع الاسم" مباشرةً.
   
2. انقر فوق علامة التبويب "البيانات"  في شريط القوائم لفتح شريط الخيارات ذي الصلة الموجود أسفله.
3. اختر فرز  لفتح قائمة حوار الفرز. لا تنقر فوق "AZ" أو "ZA" في الشريط نظرًا لأنها تتفاعل بناءً على الإعدادات الحالية الموجودة في قائمة "الفرز"  . يمكن أن يفسد كل شيء.
   
4. حدد المربع تحتوي بياناتي على رؤوس  في مربع الحوار "فرز" حيث تم تحديد جميع الرؤوس. لاحظ أنه يمكنك الحصول على رأس واحد فقط لكل عمود. بخلاف ذلك، سيتعين عليك الفرز بناءً على الأقسام باستخدام العملية المذكورة أعلاه.
5. اختر عمود الفرز من القائمة المنسدلة "العمود"  . يجب أن يعرض أسماء الرؤوس بدلاً من أحرف الأعمدة.
6. حدد قيم الخلية من القائمة المنسدلة "فرز حسب"  .
   
7. اختر A إلى Z أو Z إلى A كخيار الفرز الخاص بك من القائمة المنسدلة Order  . سيتم فرز الخلايا التي تحتوي على أرقام وحروف باستخدام الترتيب من اليسار إلى اليمين، لذلك سيتم فرز "IN0119" و"IN0118" كـ "IN0018" متبوعًا بـ "IN0019" عند استخدام الخيار "من A إلى Z".
8. انقر فوق "موافق" عند الانتهاء. سيظهر جدول البيانات مرتبة أبجديًا بناءً على العمود المحدد. إذا أخطأت في النتائج أو لم تعجبك، استخدم خيار التراجع  .

ما يجب معرفته حول فرز البيانات رقميًا أو زمنيًا في برنامج Excel

لا يختلف فرز البيانات رقميًا أو زمنيًا كثيرًا عن الترتيب الأبجدي، ولكن لديك خيارات فرز مختلفة. يحدد Excel البيانات الموجودة في الخلايا ويقدم خيارات الفرز الخاصة بك بناءً على تلك المعايير. كما هو الحال مع جميع خيارات الفرز، احذف الخلايا والصفوف الفارغة في مستند Excel الخاص بك ، وإلا سيؤثر ذلك على النتائج التي تم فرزها.

ستعطيك التواريخ "من الأقدم إلى الأحدث" و"من الأحدث إلى الأقدم" الآيات "من الألف إلى الياء" و"من الياء إلى الألف". ستعطيك الأرقام "من الأصغر إلى الأكبر" ومن "الأكبر" إلى الأصغر.

اعتمادًا على ما إذا كنت بحاجة إلى فرز قسم رقميًا/تسلسليًا أو عمودًا كاملاً، راجع العمليات أدناه.

كيفية فرز قسم من البيانات عدديا / زمنيا في إكسيل

يشبه فرز قسم من البيانات ترتيبًا زمنيًا (أي تواريخ) أو رقميًا (أي أرقام) فرزها أبجديًا، باستثناء اختلاف خيارات الفرز.

1. لفرز قسم عمود رقميًا/زمنيًا داخل مقطع بيانات، حدد الصفوف التي تتضمن بيانات العمود التي تريد فرزها، ولكن لا تحدد أي رؤوس.
   
2. انقر فوق علامة التبويب "البيانات"  الموجودة في شريط القوائم. يفتح هذا الإجراء شريط الخيارات المقابل الموجود أسفله.
3. اختر فرز  لفتح قائمة حوار الفرز. لا تنقر فوق "AZ" أو "ZA" في الشريط نظرًا لأنها تتفاعل بناءً على الإعدادات الحالية الموجودة في قائمة "الفرز"  . يمكن أن يفسد كل شيء.
   
4. قم بإلغاء تحديد مربع بياناتي تحتوي على رؤوس  إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل لأنك لم تحدد أي رؤوس في الخطوات السابقة. إنها طريقة أنظف للفرز.
5. اختر عمود الفرز الموجود في القائمة المنسدلة للعمود  .
   
6. حدد قيم الخلية من القائمة المنسدلة "فرز حسب"  .
7. اختر من الأقدم إلى الأحدث أو من الأحدث إلى الأقدم كخيار فرز من القائمة المنسدلة "الطلب"  .
   
8. انقر فوق موافق  لحفظ إعدادات الفرز. سترى عمود القسم مرتبًا ترتيبًا زمنيًا أو رقميًا. يجب أن تظهر كافة الصفوف مع خلايا الأعمدة المقابلة.

كيفية فرز أعمدة متعددة في إكسل

في بعض الأحيان، قد تحتاج إلى معايير فرز متعددة لجعل البيانات أكثر قابلية للتفسير. ومع ذلك، قد يؤدي فرز أعمدة متعددة إلى إعادة ترتيب البيانات بشكل غير صحيح، اعتمادًا على تخطيط جدول البيانات الخاص بك.

يجب أن يعتمد الفرز المتعدد على فرز أولي يتبعه ترتيب فرز دقيق، مثل "تاريخ الشراء" يليه "فئة المنتج"، يليه "قسم القسم".

يعني المثال أعلاه أن Excel سيقوم بالفرز بناءً على تواريخ الشراء أولاً ثم حسب فئات المنتجات ضمن كل تاريخ شراء ذي صلة. عند هذه النقطة، سترى كافة فئات المنتجات للعناصر المشتراة مدرجة بترتيب زمني تحت كل تاريخ.

خلاصة القول هي أن برنامج Excel يقوم بالفرز بناءً على الترتيب الذي تحدده، لذلك يقوم بفرز عمود "تاريخ الشراء" أولاً ثم عمود "فئات المنتج" ضمن كل تاريخ.

على أية حال، فإن نسخ جدول البيانات، والعمل على النسخة المكررة لأسباب المقارنة، وحماية البيانات الأصلية من الفساد هو الأفضل.

1. افتح جدول البيانات ذي الصلة وحدد أي خلية، ثم انتقل إلى شريط القائمة في الأعلى وانقر على علامة التبويب "البيانات"  .
   
2. حدد فرز  في شريط القائمة بالأعلى لفتح مربع حوار الفرز.
3. انتقل إلى قسم العمود  في مربع الحوار وانقر على  القائمة المنسدلة فرز حسب . اختر عمود الفرز الأساسي.
4. حدد القائمة المنسدلة "الفرز حسب"  واختر " قيم الخلية".
   
5. انقر فوق القائمة المنسدلة "الطلب"  وحدد معايير الفرز التي تريد استخدامها.
6. انتقل إلى الزاوية اليسرى العليا وحدد إضافة مستوى.  يؤدي هذا إلى إضافة قسم فرز جديد.
   
7. في قسم العمود، انقر فوق القائمة المنسدلة ثم حسب  واختر العمود التالي الذي تريد فرزه. ستكون هذه هي وظيفة الفرز الثانوية التي يتم فرزها داخل الوظيفة الأولى.
8. انقر فوق القائمة المنسدلة "فرز حسب وترتيب "  واختر المعايير المفضلة لديك.

تذكر أن العمود الذي تختاره أولاً يصبح مفتاح الفرز الأساسي. يتم تصفية الفرز الثاني ضمن الأول، وتصفية الثالث ضمن الثاني. إذا كان فرز العمود الثاني أو الثالث يتعارض مع المعايير التي حددتها في العمود الأول، فسيظل بدون فرز.

كيفية فرز البيانات بترتيب مخصص في إكسيل

قد ترغب في فرز بياناتك باستخدام خيار غير مدرج في Excel افتراضيًا ، مثل الفرز حسب صغير ومتوسط ​​وكبير وكبير جدًا . ويضعها الفرز الأبجدي في ترتيب غير صحيح، ولا ينطبق الفرز الرقمي/الزمني. في هذه الحالة، يمكنك إنشاء ترتيب فرز مخصص.

1. افتح جدول البيانات الذي يحتوي على البيانات التي تريد فرزها.
2. انتقل إلى شريط الأدوات في الأعلى وحدد البيانات.
   
3. اختر خيار الفرز  في شريط القائمة.
4. انتقل إلى قسم "العمود"، وانقر على القائمة المنسدلة "فرز حسب"  ، واختر عمود الفرز الأساسي.
   
5. في القائمة المنسدلة "الفرز حسب"  ، اختر "قيم الخلية"  للفرز بناءً على المحتويات.
   
6. انقر على القائمة المنسدلة "الطلب"  ، ثم اختر من A إلى Z أو من Z إلى A  كمعايير الفرز الخاصة بك.
7. لإضافة فرز ثانوي، انقر فوق الزر "إضافة مستوى"  .
8. اتبع خطوات الفرز السابقة: قم بتعيين خيارات الفرز حسب ، والفرز حسب، والترتيب  ، ثم اضغط على موافق .
   

كيفية فرز صف في إكسل

يقوم الهيكل الأساسي لبرنامج Excel بتنظيم البيانات في أعمدة. ومع ذلك، في بعض الأحيان قد تحتوي بياناتك على تخطيط أفقي حيث يحتوي كل صف على سمة مختلفة لمجموعة البيانات. في هذه الحالة، الطريقة المنطقية لتنظيم البيانات هي فرز الصفوف.

وإليك كيف يتم ذلك:

1. مع فتح البيانات التي تريد فرزها في جدول بيانات Excel، اضغط على المؤشر الموجود على الخلية الأولى من الصف الذي تريد فرزه واسحبه لتحديد جميع الخلايا التي تحتوي على بيانات. 
   
2. انتقل إلى شريط التنقل في الأعلى واضغط على خيار البيانات  . 
   
3. اضغط على خيار الفرز  لفتح مربع حوار يحتوي على خيارات الفرز. 
4. حدد الخيارات في الجزء العلوي الأيمن من مربع الحوار. 
5. في المربع المنبثق لخيارات الفرز، حدد فرز من اليسار إلى اليمين  ثم اضغط على موافق .
   
6. انتقل إلى قسم "الفرز حسب"  واضغط على القائمة المنسدلة. 
7. حدد الصف 1 أو الصف 2 أو أي صف تريد فرزه ثم اضغط على زر موافق  . سيؤدي هذا إلى فرز البيانات تلقائيًا.
   

فرز جدول البيانات الخاص بك

البيانات غير المصنفة لا معنى لها أبدًا. والأسوأ من ذلك أن تنظيمها يدويًا قد يستغرق وقتًا ويؤدي إلى أخطاء بشرية. باستخدام Excel، يمكنك فرز البيانات بأي تنسيق تريده وإنشاء معايير مخصصة. 

بعد ذلك، قد ترغب أيضًا في التعرف على كيفية استخدام VLOOKUP في Excel للعثور على البيانات التي تحتاجها.