3 طرق لإصلاح أخطاء التنسيق الرقمية عند استخدام دمج المراسلات في Microsoft Word

واحدة من المضايقات القديمة لدمج المراسلات هي عدم القدرة على تنسيق الأرقام بشكل صحيح في إكسيل. لحسن الحظ ، لدينا دائمًا مخرج. فيما يلي 3 طرق لإصلاح أخطاء تنسيق الأرقام في دمج المراسلات.

يعد دمج البريد في Microsoft Word من أكثر الميزات شيوعًا. يقوم بإنشاء ملصقات أو قوالب رسائل أو رسائل بريد إلكتروني أو تقارير بشكل فعال للغاية. عندما تعرف كيفية استخدامه ، يمكنك توفير ساعات العمل. لسوء الحظ ، يمكن أن يكون إتقان جميع استخدامات دمج المراسلات صداعًا.

تتمثل إحدى مشكلات ميزة دمج المراسلات في عدم إمكانية تنسيق الأرقام بشكل صحيح في جداول بيانات Excel. على سبيل المثال ، نتيجة المبيعات في Excel هي الآن 100 ولكن في Word ، تتحول فجأة إلى 99.99999999996!

لحسن الحظ ، ليس من الصعب إصلاح هذا الخطأ. في الواقع ، لدينا 3 طرق للتعامل مع أخطاء تنسيق الأرقام عند استخدام دمج المراسلات . يمكنك تحرير جداول البيانات أو مستندات دمج المراسلات أو تغيير طريقة اتصال الملفين. على الرغم من أن هذا الحل غير معروف إلا أنه قد يكون الخيار الأفضل - إلا أنه لم يعد يدعم Word 2016.

ملاحظة: على الرغم من تنفيذ الخطوات التالية في Office 2016 ، إلا أنه لا يزال يعمل على إصدارات أخرى من Word و Excel.

1. استخدم "التبديل الرقمي" في Word

الطريقة الأولى لدمج المراسلات لتنسيق الأرقام من Excel بشكل صحيح هي تحرير مستند Word. على وجه التحديد ، ستقوم بتطبيق رمز تنسيق الرقم المطلوب على حقول الدمج - Merge Field في ملف Word. (بشكل أساسي ، تقوم حقول الدمج بإخطار مستند Word بالعمود الموجود في جدول بيانات Excel الذي يحتوي على البيانات التي يجب معالجتها.) لتطبيق التنسيق على حقل ، يجب عليك تضمين رمز التبديل الرقمي (المعروف سابقًا باسم Picture Switch ) في مربع رمز الحقل.

أول شيء عليك فعله هو معرفة رمز الحقل الفعلي. فتح المستند دمج المراسلات وانقر فوق علامة التبويب مراسلات فوق النافذة. تأكد من إيقاف تشغيل زر معاينة النتائج بحيث يمكنك مشاهدة حقول دمج المراسلات. ثم انقر بزر الماوس الأيمن في مربع دمج المراسلات (مثل " التبرع" ) وحدد " تبديل رمز الحقل" . سترى رمز هذا الحقل ، محددًا بأقواس متعرجة ، على سبيل المثال: {MERGEFIELD Donation} . الآن قم بتحرير الكود لهذا الحقل فقط عن طريق إدخال رمز التبديل في نهاية الكود كما يلي:

{MERGEFIELD Donation \ # $ #، ## 0.00}

يوفر البرنامج العديد من رموز الصور. في ما يلي 4 أمثلة تتوافق مع النتيجة:

{MERGEFIELD Sales \ # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales \ # $ ###} $ 15 {MERGEFIELD Sales \ # $ #، ## 0.00} $ 1،500.00 {MERGEFIELD Date \ @ "MMMM d"} 26 نوفمبر

كما ترى ، رمز التبديل الرقمي مطابق لرمز تنسيق Excel ، باستثناء أنه قبل الرقم "\ #" والتاريخ هو "\ @". (ملاحظة ، استخدم علامات الاقتباس في رمز التاريخ ولكن ليس في الرمز الرقمي.) لرؤية المزيد من التعليمات البرمجية ، انتقل إلى الجدول أدناه أو قم بزيارة التعليمات الفورية لـ "التبديل الرقمي" في Microsoft Word.

فيما يلي بعض الأمثلة عن كيفية تعامل رموز الحقول الرقمية مع البيانات في عمود "المبيعات" في جداول بيانات Excel.

تبديل رقمي لحقول دمج المراسلات

في الواقع ، يستخدم Word و Excel نفس رمز التنسيق ، فلماذا لا يستخدمان نفس ميزة التنسيق ؟ على سبيل المثال ، لماذا لا تستخدم الدالة MergeField كما يلي:

{MERGEFIELD (تبرع ، "$ # ، ## 0.00")}

هذا هو حقا قلق كثير من الناس ، وربما فقط مايكروسوفت تعرف الإجابة.

ملاحظة: تذكر أنه عند إضافة أو تغيير مفتاح رقمي ، لن تظهر النتائج على الفور. يجب عليك تحديث الحقل (انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد تحديث الحقل ) ، أو انقر فوق زر المراسلات> معاينة النتائج . في بعض الأحيان ، يجب عليك تكرار هذه العملية مرتين إلى ثلاث مرات. إذا كنت تستخدم معالج دمج المراسلات ، فقد تحتاج إلى التراجع والتراجع لرؤية تأثير التغييرات التي أجريتها.

تعمل المفاتيح الرقمية بشكل جيد في مجال الاختلاط ، ولكن استخدامها يصعب تذكره ويسهل ارتكاب الأخطاء. إذا كنت تشعر بنفس الطريقة ، فجرب إحدى الطريقتين التاليتين.

2. تحرير جداول بيانات Excel

إليك كيفية مساعدتك على تجنب خطأ أخطاء التنسيق عند استخدام دمج المراسلات. في جدول بيانات Excel ، قم بإدراج عمود يحتوي على صيغة تحول الأرقام أو التواريخ في Excel إلى تنسيق النص الذي تريد عرضه في مستند دمج المراسلات.

للقيام بذلك ، تحتاج إلى استخدام الدالة TEXT في Excel. يسمح للمستخدمين بتحويل الأرقام أو التواريخ إلى تنسيق نص مكافئ تمامًا بالطريقة التي يريدها المستخدم. الجانب السلبي لهذا الحل هو أنك بحاجة إلى معرفة رمز التنسيق. على الرغم من أن هذه الرموز مماثلة للرموز المستخدمة في ميزة تنسيق الرقم المخصص ، إلا أن القليل من مستخدمي Excel يعرفون بوجودها.

على سبيل المثال ، تقوم صيغ TEXT (B3 ، "$ # ، ## 0.00") و TEXT (C5 ، "M / dd / yy") بتحويل البيانات الرقمية وبيانات التاريخ إلى بيانات نصية (في هذا المثال ، هم "12،345.67 دولار" و "12/01/10").

نصيحة: يجب عليك تنسيق الخلايا التي تحتوي على هذه الصيغ في أنماط مختلفة ، مثل المائل أو بعض الألوان الغريبة الأخرى ، لتذكيرك بأن الأرقام مجرد نص. في الإصدارات القديمة من Excel ، لا يمكن استخدام هذه "الأرقام" في العمليات الحسابية. في Excel 2016 ، يمكنك استخدامها في جميع الصيغ ، باستثناء دالات المجموع مثل SUM و AVERAGE.

تتمثل ميزة التنسيقات الرقمية والتاريخية مثل النص في تحويل النص من Excel إلى مستند يستخدم دمج المراسلات دون تشويه. لا تتغير خيارات التنسيق مثل الخط والحجم واللون.

رمز تنسيق دالة TEXT في Excel

يوجد أدناه مجموعة من الرموز الأكثر استخدامًا على اليمين. الشيء الذي يجب تذكره هو أن كلاً من "0" و "#" هما عنصران نائبان للأرقام ، ولكن "0" ستفرض ظهور الرقم 0 في الموضع الأول أو الأخير. سيتم استبدال "#" برقم إذا لم يكن صفرًا بادئًا أو نهائيًا. لذلك ، سيضمن الرمز "00000" عدم اقتطاع الصفر البادئ من الرموز البريدية في نيوجيرسي.

يمكن استخدام هذه الرموز للأرقام والتواريخ والأوقات في دالة TEXT أو تنسيق الأرقام المخصص في Excel (مخصص). بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدامها أيضًا في "رموز التبديل الرقمية" في حقل دمج المراسلات في Word.

ملاحظة ، هناك اختلاف بسيط بين كيفية عمل الرمز في Excel و Word في Microsoft 2013. في Excel ، يمكنك استخدام "M" أو "m" لأشهر ودقائق. في معظم الحالات ، يكون Excel ذكيًا بما يكفي لمعرفة الوحدة التي تشير إليها. لكن Word ليست "ذكية" من هذا القبيل. يجب عليك استخدام الأحرف الكبيرة للإشارة إلى الشهر. إلى جانب ذلك ، يحتوي Excel أيضًا على رمز إضافي ، "MMMMM" ، والذي يعرض اختصارًا واحدًا فقط للشهر (على سبيل المثال: J ، F ، M ، A ، ...).

تعد إضافة بعض الأعمدة التي تحتوي على دالة TEXT إلى جدول البيانات حلاً بسيطًا لإصلاح أخطاء التنسيق الرقمية عند استخدام دمج المراسلات. عليك فقط أن تتذكر أن هذه الخلايا قد تبدو كأرقام ولكن لا يمكنها تطبيق الدالتين SUM و AVERAGE عليها. إذا كنت بحاجة إلى تحويلها إلى أرقام مرة أخرى ، فما عليك سوى استخدام الدالة VALUE.

كن حذرا عند التعامل مع وظيفة ROUND

بدلاً من الدالة TEXT () ، يفضل بعض الأشخاص استخدام الدالة ROUND () لتقليل عدد الكسور العشرية. كما يوحي اسمه ، ستعمل الدالة ROUND () في Excel بشكل افتراضي على تقريب أو تقليل الرقم العشري في الموضع المحدد من قبل المستخدم. ميزة هذا النهج هي أن الأرقام المقربة ليست نصية ولا يزال من الممكن استخدامها للحسابات. في كثير من الحالات ، على الرغم من أن وظيفة ROUND () تعمل بشكل جيد مع دمج المراسلات ، قد ترغب في تجنبها للأسباب التالية:

1. لا تحتوي الدالة ROUND على علامة الدولار أو فاصلة تفصل بين الآلاف أو أكثر.
2. سيقطع ROUND الأصفار في النهاية.
3. تؤدي الدالة ROUND أحيانًا إلى دمج المراسلات لعرض الأخطاء العشرية. على سبيل المثال ، يعرض مستند دمج المراسلات 4 منازل عشرية بينما حدد ROUND 2 أو 3.

في بعض الحالات النادرة ، تتسبب الدالة ROUND في دمج المراسلات للانحراف قليلاً. على سبيل المثال ، بدلاً من 1.0014 ، يعرض دمج المراسلات الآن 1.0013.

3. استخدم ارتباط DDE

المجالان السابقان بسيطان نسبيًا ، ولكن إذا كان هناك العديد من الحقول التي تحتاج إلى تنسيق ، فقد يكون الأمر محبطًا في وقت مبكر لأنك تحتاج إلى تذكر رمز التنسيق وعلى الرغم من أن الرمز هو نفسه ، فيمكن استخدامه بطرق مختلفة.

حل خفيف وسهل هو ربط Word بمصنف Excel عبر DDE (تبادل البيانات الديناميكي) ، وهو أفضل من عملية الربط الثابتة العادية. يبدو الأمر معقدًا ، ولكن إذا كنت تتقن دمج البريد ، فإن DDE هو مجرد "شيء صغير". إنها عملية بسيطة من خطوتين. كخطوة أولى ، ما عليك سوى تشغيل Word لفتح الملف عبر DDE. هذه العملية تحتاج إلى القيام بها مرة واحدة فقط.

هل يدعم Office 2016 DDE؟ تبادل البيانات الديناميكي هو تقنية قديمة. في بعض الأحيان يعمل بشكل جيد ولكن في بعض الأحيان لا يعمل في Office 2016. يجب عليك فتح مصدر بيانات Excel قبل الوصول إليه من Word. عادة مع مصادر بيانات Excel ، يجب أن تبدأ في استيراد البيانات من الصف الأول من ورقة العمل. إذا كنت صبورًا بما فيه الكفاية ، يمكنك استخدام DDE في Office 2016).

لإعداد Word 2013 لارتباطات DDE ، اتبع الخطوات التالية:

• انقر فوق ملف> خيارات .
• انقر فوق علامة التبويب Advanced (خيارات متقدمة) على اليمين ثم قم بالتمرير لأسفل إلى القسم General (عام) .
• حدد المربع تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح .

من الآن فصاعدًا ، لا يتعين عليك تنفيذ ما سبق. يمكنك الآن فتح نسخة من Word بتنسيقات ومسارات متنوعة ، بما في ذلك IDE. التأثير الوحيد هو أنه في كل مرة تفتح فيها ملفًا بخلاف Word ، سيعطيك البرنامج خيارًا.

والخطوة الثانية هي لتحديد مصدر والبيانات النهائية لعملية دمج المراسلات (في الخطوة 3 من البريد دمج معالج في كلمة أو بعد الضغط على تحديد المستلمين في الشريط مراسلات ). الآن تحتاج فقط إلى تنفيذ 3 نقرات أخرى.

• بعد تحديد البيانات التي تريد استخدامها ، سيظهر مربع حوار " تأكيد مصدر البيانات " الجديد.
• نوع الارتباط الافتراضي هو OLE ، ولكن ليس النوع الذي تريده.
• في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات ، انقر فوق المربع إظهار الكل .
• في قائمة أنواع الملفات الموسعة ، حدد أوراق عمل MS Excel عبر DDE (* .xls). (استخدم هذا الخيار حتى عند استخدام تنسيق ملف Excel الأحدث: * .xlsx.)
• إذا طلب ذلك ، تأكد من أنك تحدد جدول البيانات بالكامل .

إذا قمت بتحديد جدول البيانات لمستند Word ، فقد تضطر إلى تحديده مرة أخرى ، ولكن هذه المرة من خلال ارتباط DDE. هذا كل شيء! من الآن فصاعدًا ، سيتم تطبيق تنسيق Excel الخاص بك بشكل صحيح على مستندات Word Mail Merge ، وما عليك سوى تذكر وضع البيانات التي تريد دمجها في المصنف الأول من مصنف Excel.

أعلاه هو كيفية إصلاح خطأ تنسيق الأرقام في دمج المراسلات . اتمنى ان تكون مفيدة لك إذا كان هناك أي طريقة أخرى ، فلا تتردد في مشاركتنا.