لماذا يعد Checkbox أحد الميزات غير المستغلة في Excel؟

على السطح، تبدو مربعات الاختيار في Excel وكأنها ميزة بسيطة للغاية - وربما هذا هو السبب في أنها غالبًا ما يتم تجاهلها. ولكن عند استخدامها بشكل صحيح، يمكن لهذه الميزة التي يتم تجاهلها أن تحول جداول البيانات الخاصة بك إلى مستندات تفاعلية وسهلة الاستخدام. دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة البسيطة!

1. إنشاء استبيانات ونماذج تفاعلية

توفر مربعات الاختيار في Excel طريقة لإنشاء استبيانات ونماذج تفاعلية تحاكي نظيراتها عبر الإنترنت. يؤدي هذا إلى تبسيط عملية جمع البيانات، مما يجعلها مثالية للاستطلاعات الداخلية، أو الاستبيانات البسيطة، أو جمع التعليقات.

تسمح مربعات الاختيار أيضًا بالتحقق من صحة البيانات. على سبيل المثال، يمكنك أن تطلب من المستخدمين الموافقة على مشاركة عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم قبل إدخالها.

وللقيام بذلك، اتبع الخطوات التالية:

• انقر فوق مربع النص حيث يجب على المستخدم إدخال عنوان البريد الإلكتروني.
• حدد علامة التبويب "البيانات " ثم انقر فوق "التحقق من صحة البيانات" في قسم "أدوات البيانات" في الشريط.
• في علامة التبويب "الإعدادات" ، انقر فوق القائمة المنسدلة أسفل " السماح" وحدد "مخصص" في القائمة.
• في مربع النص الموجود أسفل الصيغة ، اكتب علامة المساواة متبوعة بالخلية التي تحتوي على مربع الاختيار. في المثال، الصيغة هي =C21 .
• حدد علامة التبويب تنبيه الخطأ .
• في مربع النص الموجود أسفل رسالة الخطأ ، أدخل الرسالة التي تريد عرضها إذا حاول المستخدم إدخال عنوان بريده الإلكتروني دون تحديد مربع الاختيار.
• انقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار وتطبيق التغييرات.

إذا قام المستخدم بإدخال عنوان بريده الإلكتروني دون تحديد مربع الاختيار، فسوف يتلقى رسالة خطأ.

2. تتبع المهام والعناصر المهمة

لا تحتاج إلى تنزيل تطبيق منفصل لإنشاء قائمة المهام. يمكنك استخدام مربعات الاختيار في Excel لتتبع المهام أو المشروعات أو عناصر المخزون أو الحضور. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قائمة مهام في جدول بيانات تخطيط الأحداث مع مربعات اختيار لتحديد المهام المكتملة.

وللتقدم خطوة أخرى للأمام، يمكنك استخدام وظيفة FILTER في Excel لتصفية مهام معينة استنادًا إلى ما إذا كانت محددة أم لا. قم بإنشاء ورقة جديدة تسمى "المهام المعلقة" لتصفية المهام غير المكتملة.

في ورقة عمل جديدة، حدد الخلية التي تريد وضع صيغة FILTER فيها. سيبدو بناء الجملة كما يلي:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

في المثال أعلاه، يتواجد كل من المصفوفة ونطاق الفلتر في ورقة المهام . نطاق المصفوفة هو B4:B9 ، حيث يوجد وصف المهمة، ونطاق التصفية هو F4:F9 ، حيث توجد مربعات الاختيار. لذا فإن الصيغة الفعلية تبدو مثل هذا:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

بشكل أساسي، تعني هذه الصيغة أننا نريد عرض المهام التي لم يتم التحقق منها على أنها مكتملة (ما يعادل FALSE ). تشير علامتا الاقتباس المزدوجتان في النهاية إلى أن الصيغة لن تعرض أي شيء إذا لم تكن هناك نتيجة. بهذه الطريقة لن تتلقى رسالة خطأ عندما تكون الخلية فارغة.

بافتراض أن كل شيء تم إعداده بشكل صحيح، ستظهر جميع المهام المعلقة في ورقة المهام المعلقة . عندما تقوم بوضع علامة على مهمة ما على أنها مكتملة في ورقة المهام المطلوب إنجازها، فإنها تختفي من ورقة المهام المعلقة.

ويمكنك أيضًا إنشاء ورقة أخرى لتتبع المهام المكتملة. فقط استبدل FALSE في الصيغة بـ TRUE وقد انتهيت.

3. تطبيق التنسيق الشرطي بناءً على تحديد مربع الاختيار

تتيح لك مربعات الاختيار أيضًا تطبيق التنسيق الشرطي في Excel، مما يجعل جداول البيانات الخاصة بك أكثر ديناميكية. على سبيل المثال، يمكنك تغيير لون الخلفية إلى اللون الأخضر لتسهيل التعرف على المهام المكتملة.

• حدد نطاق الخلايا التي تريد تنسيقها.
• في قسم الأنماط ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، انقر فوق التنسيق الشرطي > قاعدة جديدة .
• في مربع الحوار، حدد استخدام صيغة لتحديد الخلايا التي سيتم تنسيقها .
• انقر داخل النص أسفل تنسيق القيم حيث تكون هذه الصيغة صحيحة ، ثم انقر فوق مربع الاختيار الأول. سيمنحك هذا صيغة تشير إلى مربع الاختيار هذا.
• قم بإزالة علامة الدولار الثانية من الصيغة. سيبدو مثل =$F4 .
• انقر فوق زر التنسيق .
• حدد علامة التبويب " التعبئة "، واختر اللون الذي تريد تغيير تنسيق الخلية إليه، ثم انقر فوق "موافق" .

نصيحة : في Excel، تشير علامة الدولار ($) إلى مرجع مطلق. عندما تحتوي الصيغة على صفوف وأعمدة مطلقة، يتم تطبيق كافة قواعد التنسيق على الخلية الأولى. ولهذا السبب كان لا بد من إزالة علامة الدولار الثانية.

الآن، عندما تنقر فوق مربع الاختيار، سيقوم Excel بتطبيق التنسيق الشرطي تلقائيًا.

يمكن لمربعات الاختيار في Excel أن تفعل أكثر مما تظن. رغم أن المقالة تناولت بعض التطبيقات الأساسية، إلا أنه يمكنك استكشاف استخدامات أكثر تعقيدًا من خلال الجمع بين مربعات الاختيار ووظائف وميزات Excel الأخرى. قم بالتجربة في جداول البيانات الخاصة بك لإطلاق العنان لإمكاناتهم الكاملة!