كيفية إنشاء متتبع للإنفاق الشهري على جداول بيانات Google

يمكن أن تكون الأمور المالية مهمة شاقة، ولكن بفضل Google Sheets ، فإن تتبع إنفاقك لم يعد أمرًا صعبًا. ولا تحتاج أيضًا إلى الاستثمار في برنامج آخر.

باستخدام متتبع النفقات البسيط الذي تم إنشاؤه باستخدام جداول بيانات Google، يمكنك تتبع نفقاتك والتأكد من عدم الإفراط في الإنفاق.

جدول المحتويات

• ما الذي يجب أن يتضمنه متعقب الإنفاق الخاص بك؟
• إنشاء قوائم منسدلة مُرمَّزة بالألوان لفئات الإنفاق في جداول بيانات Google
• تنسيق أداة التتبع
  • تنسيق التاريخ
  • تنسيق الشهر
  • تنسيق العملة
• إنشاء ملخص التكلفة باستخدام الوظائف
• تصور التكاليف باستخدام المخططات الدائرية والمخططات الشريطية
• استخدم المرشحات لعرض فئات الإنفاق

ما الذي يجب أن يتضمنه متعقب الإنفاق الخاص بك؟

قد يبدو تتبع إنفاقك مهمة معقدة إذا لم تقم بذلك من قبل، ولكن إبقاء الأمور بسيطة سيساعدك على البدء. ابدأ بإنشاء ورقتين في جدول البيانات الخاص بك - واحدة لتسجيل نفقاتك والأخرى لتلخيصها وتصورها.

يجب أن تحتوي ورقة العمل الأولى على الأعمدة الخمسة التالية على الأقل:

1. الموقع : المتجر الذي قمت بزيارته
2. الفئة : نوع العنصر الذي اشتريته
3. المبلغ : المبلغ الإجمالي الذي دفعته في هذه المعاملة
4. التاريخ : التاريخ الذي قمت فيه بالشراء
5. الشهر : الشهر الذي يقع فيه تاريخ الشراء - سيتم استخدام هذا العمود لإنشاء الملخص.

ربما ترغب في التعمق أكثر وتتبع كل عنصر على حدة، ولكن القيام بذلك سيضيف وقتًا إلى العملية وقد تفقد الاهتمام. إذا كنت تنسى في كثير من الأحيان ما اشتريته من المتجر، فأضف عمودًا للملاحظات العامة السريعة أو فقط للاحتفاظ بإيصالاتك.

إنشاء قوائم منسدلة مُرمَّزة بالألوان لفئات الإنفاق في جداول بيانات Google

بإمكانك استخدام القائمة المنسدلة في جداول بيانات Google لإضافة فئات إلى معاملاتك. سيؤدي القيام بذلك إلى السماح لك بتحديد خيار بسرعة ببضع نقرات فقط، بدلاً من الاضطرار إلى إدخاله يدويًا في كل مرة. يساعد هذا أيضًا على إبقاء مدخلاتك متسقة، حتى تتمكن من العثور عليها وتنظيمها بسهولة لاحقًا.

يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. قم بتسليط الضوء على عمود الفئة . اضغط باستمرار على CMD أو CTRL ، ثم قم بإلغاء تحديد خلية الرأس.
2. انقر بزر الماوس الأيمن باستخدام الماوس أو لوحة التتبع. أو انتقل إلى إدراج في القائمة العلوية. انقر فوق القائمة المنسدلة . سيؤدي القيام بذلك إلى فتح الشريط الجانبي.
3. أدخل الفئات التي تريد تضمينها في حقل النص. سوف يؤدي النقر فوق إضافة عنصر آخر إلى إنشاء خيارات إضافية أو يمكنك الضغط على Enter أو Return على لوحة المفاتيح لديك.
4. قم بتلوين فئاتك باستخدام القائمة المنسدلة الموجودة على يسار حقل النص واضغط على تم .

ثم إذا كنت تريد الرجوع وتحرير القائمة المنسدلة أو الإضافة إليها، يمكنك العثور على القائمة مرة أخرى بالنقر بزر الماوس الأيمن على إحدى الخلايا وتحديد القائمة المنسدلة مرة أخرى . يمكنك أيضًا الوصول إليه عبر قائمة البيانات الموجودة في الجزء العلوي من الشاشة، حيث يمكنك تحديد التحقق من صحة البيانات . ستجد الآن قائمة بالقواعد ويمكنك تحديد القاعدة التي تريد استخدامها.

تنسيق أداة التتبع

إذا كنت تريد الاحتفاظ بتنسيق التاريخ والعملة بشكل متسق في كل خلية في جداول بيانات Google، فإليك كيفية القيام بذلك:

تنسيق التاريخ

إذا كنت تستخدم عمود تاريخ وتريد الحفاظ على اتساق الأشياء، فيمكنك إضافة تنسيق محدد إلى خلاياك. للقيام بذلك:

1. قم بتحديد العمود بأكمله بالحرف الموجود في الأعلى.
2. في شريط الأدوات، انقر فوق المزيد من التنسيقات - رمزها هو 123 .
3. حدد التاريخ - بجواره يوجد مثال لكيفية عرض التاريخ.

بدلاً من ذلك، يمكنك القيام بذلك بالانتقال إلى قائمة التنسيق في الأعلى وتحت الرقم ، حدد التاريخ أو التاريخ والوقت المخصص .

تنسيق الشهر

بدلاً من إدخال الشهر في كل مرة تقوم فيها بإدخال أي معاملة، من الأفضل استخدام وظيفة TEXT التي تستخرج وتعرض اسم الشهر تلقائيًا من تاريخ الشراء. للقيام بذلك، انتقل إلى الصف الأول في عمود الشهر وأدخل ما يلي:

=TEXT(tham chiếu của ô chứa ngày tương ứng, "mmm")

لذا، إذا كان التاريخ موجودًا في الخلية D2، فستبدو الصيغة كما يلي:

=TEXT(D2, "mmm")

سيؤدي هذا إلى إرجاع الأحرف الثلاثة الأولى من الشهر في عمود الشهر. بعد تطبيق التغييرات على الخلية الأولى، يمكنك تحديد الخلية الأولى وسحبها لأسفل لتطبيق التغييرات على خلايا أخرى في العمود.

تنسيق العملة

لإضافة تنسيق العملة إلى عمود المبلغ، حدد العمود بأكمله > المزيد من التنسيقات وانقر فوق علامة الدولار ($) على شريط الأدوات. يمكنك أيضًا العثور على هذا الخيار في قائمة التنسيق ضمن الرقم . هنا يمكنك تحديد العملة ، والعملة المستديرة ، والعملة المخصصة .

تتيح لك العملات المخصصة تبديل كيفية عرض الأرقام العشرية والرموز، وتحديد نوع الدولارات التي تستخدمها، أو اختيار عملة مختلفة تمامًا.

إنشاء ملخص التكلفة باستخدام الوظائف

بمجرد إنشاء ورقة عمل لتسجيل نفقاتك، انتقل إلى ورقة عمل جديدة لتلخيص نفقاتك.

من الخلايا B1 إلى M1، أدخل الأحرف الثلاثة الأولى من اسم كل شهر. سيتم استخدام العمود N لإجمالي الفئة. وبنفس الطريقة، من الخلية الثانية في العمود A، ابدأ بإدخال فئات النفقات.

تأكد من تضمين نفس الفئات الموجودة في القائمة المنسدلة للورقة الأولى. بعد إدخال جميع الفئات، سيتم استخدام الخلية التالية في العمود للإجمالي الشهري.

الآن بعد أن أصبح لديك الهيكل الأساسي، حان الوقت لاستخدام الدالة SUMIFS لملء الملخص. ستقوم هذه الوظيفة بجمع النطاق المحدد إذا تم استيفاء شروط متعددة.

في الخلية B2، أدخل الصيغة

=SUMIFS(Phạm vi cột Amount của trang tính đầu tiên, Phạm vi cột Category của trang tính đầu tiên, A2, Phạm vi cột Month của trang tính đầu tiên, B1).

بعد ذلك، قم بجعل جميع مراجع الخلايا مطلقة عن طريق تحديد مرجع الخلية والضغط على F4 . بعد ذلك، قم بإزالة علامة $ التي تظهر قبل 2 (في A2) و B (في B1).

في المثال، ستبدو الوظيفة بهذا الشكل:

=SUMIFS(Sheet2!$C$2:$C$100,Sheet2!$B$2:$B$100,$A2,Sheet2!$E$2:$E$100,B$1)

بعد إدخال الصيغة، حدد الخلية B2 واسحبها للأسفل إلى الخلية الأخيرة قبل صف الإجمالي الشهري. ثم حدد النطاق بأكمله من الخلية B2 إلى الخلية الأخيرة قبل الإجمالي الشهري واسحبه إلى اليمين حتى العمود M.

بعد ذلك، في العمود N2 ، أدخل الصيغة =SUM(B2:M2) واسحب لأسفل. وبالمثل، استخدم الدالة SUM في الإجمالي الشهري لجمع نفقات جميع الفئات المتكبدة في شهر معين.

الآن، عندما تقوم بإضافة نفقات إلى الورقة الأولى، ستستمر جداول بيانات Google في إضافتها إلى الشهر والفئة ذات الصلة في الملخص. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك رؤية المبلغ الذي تنفقه كل شهر والمبلغ الذي أنفقته على فئة معينة خلال العام.

تصور التكاليف باستخدام المخططات الدائرية والمخططات الشريطية

لفهم عادات الإنفاق الخاصة بك بشكل أفضل، يمكنك تصور نفقاتك باستخدام جداول بيانات Google.

أولاً، أضف مخططًا بيانيًا لمعرفة كيفية تغير إنفاقك على فئة معينة كل شهر. في الخلية O2، أدخل الصيغة أدناه:

=SPARKLINE(B2:M2)

ثم انتقل إلى الأسفل إلى الفئة الأخيرة. يمكنك أيضًا تخصيص مظهر المخطط الشريطي.

بعد ذلك، أضف مخططًا دائريًا لرؤية تفصيلي حسب فئة التكاليف الإجمالية. للقيام بذلك، حدد إدراج >  مخطط . سيؤدي هذا إلى إضافة مخطط جديد وفتح محرر المخطط في الشريط الجانبي.

من القائمة المنسدلة لنوع الرسم البياني، حدد مخطط دائري أو مخطط دائري ثلاثي الأبعاد . في نطاق البيانات ، أضف النطاق N1:N8 (أو أيًا كانت الخلية الأخيرة لديك). ثم انقر فوق إضافة تسمية ورمز المربعات الأربعة لتحديد نطاق البيانات للتسمية.

هنا، أدخل النطاق A1:A8 . ستعرض الأوراق الآن مخططًا دائريًا يوضح تفاصيل التكلفة الخاصة بك.

استخدم المرشحات لعرض فئات الإنفاق

إذا كنت تريد فرز المعاملات أو إخفائها، فيمكنك إضافة عوامل التصفية إلى جداول بيانات Google. للقيام بذلك، حدد العمود الذي تريد الفرز حسبه وانقر على أيقونة إنشاء مرشح على شريط الأدوات. ستظهر ثلاثة أسطر بجوار رأس العمود.

انقر على الخطوط الثلاثة وستظهر لك قائمة بالخيارات. في أعمدة الفئات، يمكنك استخدام "التصفية حسب القيمة" لعرض فئة بسرعة، واستخدام مربع الاختيار الموجود أسفل العنوان لتحديدها وإلغاء تحديدها حسب الاسم.

يمكنك أيضًا استخدام "فرز من أ إلى ي" في عمود المبلغ لعرض معاملاتك من الأقل تكلفة إلى الأكثر تكلفة، أو "فرز من ي إلى أ" للفرز بشكل عكسي.

باستخدام متعقب النفقات البسيط هذا، يمكنك إدارة نفقاتك بشكل جيد. بالإضافة إلى ذلك، على عكس القوالب التي تقوم بتنزيلها من الإنترنت، إذا حدث خطأ ما في جدول البيانات الخاص بك، فستعرف بالضبط كيفية إصلاحه.

بإمكانك استخدام تطبيق Google Sheets على هاتفك لإدخال المعاملات بسهولة أثناء التنقل. بهذه الطريقة، لن تضطر إلى التعامل مع كل شيء في نهاية الشهر. والأفضل من ذلك، يمكنك إنشاء جدول بيانات للتخطيط لإنفاقك مسبقًا.